Melyik képzéseidet fogják kipécézni?

A sok képzés közül az ellenőrzésen két képzés anyagát fogják az ellenőrök tüzetesen végignyálazni. Nagyon tüzetesen. Egy most zajló csoportét és egy csoportét a múltból.
Honnan tudhatod előre, melyik két képzés lesz a kiszemelt áldozat? Milyen módszerrel tudod ezt előre megsaccolni?
Erről szól a mai írás.

Az ellenőrzésen a két fél közül, aki jelen lesz, te és az ellenőrök, saját magadat és a saját cégedet ismered ki könnyebben. Habár piszológusok tudnának erről napokat vitatkozni, de az egyszerűség kedvéért mondjuk azt, hogy az ellenőrzés előtt önmagad és céged ismeretéből az egyszerűbb a felkészülés. Az ellenőrzés egy konfliktushelyzet, az ellenfeled pedig a szemben álló fél, az ellenőr. Az ő ismerete hozzásegíthet, vagy éppen elszakíthat a sikertől, azaz a bírságmentes ellenőrzéstől. Örök igazság, hogy az ellenőrzésen az ellenőrzött nem nyerhet, maximum döntetlenre játszhat. Ha úgy érzi, nyer, lehet, később nagyon nagy árat fizet érte.

A felkészülésnél megismered az ellenőrzés célját, ha jót akarsz magadnak, akkor a szabályokat is. Ez a felkészülés mentális része. Az ismereteket összegyúrva, utána jön a mentális-fizikális rész, a papírok, a maguk fizikális valójában. A céges papírok összegyűjtése talán a legegyszerűbb. Utána jön a képzési program, vagy programok. A képzési programok tartalmát vagy ismered, vagy nem, a saját érdekedben jobb, ha igen.

És ekkor lép be a képbe az ellenőrzésre felkészülés második fázisának harmadik lépése.
Az a lépés, amely sok felnőttképzőnél egy fájó pont. Ez az a terület, amelynél a legnagyobb fejetlenséget és rendetlenséget lehet találni. Ez pedig nem más, mint a tanfolyamok listája. Éppen milyen tanfolyamok mennek és a múltban milyen tanfolyamok voltak.

Az engedélynél a tanfolyamok listája nem kötelező, az akkreditációnál volt anno ez kötelező. Úgy hívták, hogy képzések naprakész kimutatása. Hívd ahogy akarod. Tanfolyamlista. Csoportlista. Képzéslista. Teljesen mindegy. Kell. Saját érdeked. Miért? Érdemes továbbolvasni.

Milyen előnyt adhat a képzések listája?
Az a szerepe, hogy tudod, mi folyik a cégedben. Tudod, ki, mikor, mit és hol oktat.
Garázscégünk volt, egy kis lakótelepi garázsirodában kezdtük a nyelviskolánkat. A kezdésnél négy csoportunk volt. Már a négy csoportra is volt csoportlista.

A csoportlista az alap.
Az ellenőrzésre felkészülésnél is. Annál is inkább, mert a tanfolyamokat lejelented az elektronikus nyilvántartásba. Az ellenőröknek pedig az egyik első dolga, hogy kinyomtatják a nyilvántartásból a lejelentett listát. Ha ők ezt teszik, akkor neked is érdemes ezzel dolgoznod.

Ekkor jön el az a pillanat, amikor azt látod, hogy van mondjuk 30 most éppen zajló csoportot és van 300 múltbeli csoportod. Mindegyik anyagát átnézni, ha nem is lehetetlen, de hatalmas feladat lesz.
Hol érdemes kezdeni? Hogyan lehet a felkészülésnek ezt a részét hatékonnyá tenni? Hogyan lehet csökkenteni az iszonyat munkamennyiséget?
Mennyi pénzt adnál annak, aki ebben segítene neked? Mennyit érne meg neked az, ha produktívan és nem fejvesztve tudnál te, és/vagy a munkatársaid felkészülni?

Értékes képesség az, ha meg tudod tippelni, merre fognak lőni. Az életben kevés dolog biztos, de ha felnőttképzési ellenőrzés lesz, akkor az ellenőrök fognak a képzésekre lőni.
Ha viszont meg lehet tervezni a támadás helyét, nem csak a felkészülési munka lesz hatékonyabb, gördülékenyebb, hanem, ami ennél is fontosabb, a stresszfaktor is csökken.
Az ellenőrzés előtt, a felkészülésnél a nyugodtság: megfizethetetlen.

Erről lesz a mai cikkben szó. Mielőtt rátérnénk azonban arra, mit érdemes tudni a tanfolyamok ellenőrzésének kiválasztásáról és hogyan tudod magad bebiztosítani, egy-két figyelmeztető szó nem árthat.

Tanácsos az itt következőket óvatosan kezelni. A dolgok megfontolása. A megfontolt döntéshozatal egy cégvezető egyik legértékesebb tulajdonsága. Ha nem tudod, miről van szó, ha nem ismered a teljes képet, tájékozódj. Tudd meg, mi a helyzet.

Miért érdemes óvatosan kezelni a most következőket?
Egy eszköz többféleképpen használható.
Egy kés lehet hasznos a konyhában a zöldségek feldarabolásánál és lehet fegyver is. Attól függően, mire alkalmazzák.

Annak a képessége, hogy előrejelezzük, mely tanfolyamokat fogják kipécézni, akár visszafelé is elsülhet. Az itt leírtakat alkalmazva előjöhet a hátradőlés-szindróma. Ez azt jelenti, hogy ha teljesen más fog történni az ellenőrzésen, mint amit terveztél, könnyen előfordulhat egy visszás helyzet. A most következők nem garantált recept, nem tuti tipp. A tuti tipp, főleg egy jogi eljárásnál, főleg egy felnőttképzési ellenőrzésen, ahol az ellenőrök nagy része tanár, vagy az volt, szinte lehetetlen. Bárki, aki ilyet állít, még nem volt felnőttképzési ellenőrzésen, vagy csak kevésszer.

A most következők több év és több száz projekt tapasztalata. Segíthet, ha tudod, hogy mire készülsz fel. Értékes lehet, ha tudod, hogyan használd fel. Előny lehet, ha tisztában vagy minden oldalával.
Lássuk:

Hogyan pécézik ki az ellenőrök az ellenőrzésen, hogy melyik két tanfolyamod papírjait nézik majd meg?

Az esetek 99 %-ban két tanfolyamot néznek meg az ellenőrök. Egy folyamatban lévő tanfolyam anyagát és egy lezárt tanfolyam anyagát.
Azért tesznek így, mert egyfelől ez a gyakorlat, másfelől meg többre általában nem is jut idő.
Nagyon kivételes esetekben szoktak két tanfolyam anyagánál többet megnézni. Mondjuk ki magyarul, vagy nagyon nagy kacifántnak kell történnie egy harmadik képzés kiválasztásához, vagy kifogtál egy über rosszindulatú ellenőrt.

Álláspontom szerint sokféle ellenőr van. Erről is könyvet lehetne írni.
Van, aki a jogszabályokra alapozik és mondhatni, kocka módon végigviszi az ellenőrzést. Velük lehet egyébként a legjobban együtt dolgozni. Van, aki szereti villogtatni a tudását és folyton-folyvást kioktatja az ellenőrzésen az éppen ellenőrzött intézményvezetőt. Vagy a tanácsadót. Érthető, tanárból van (ez a típus szinte mindig az), azonban az ellenőrzésnek nem az a célja, hogy az ellenőr mutogassa, milyen nagy is az ő nemi szerve, hanem arról, hogy tények alapján megállapításokra jusson. Van olyan, aki személyeskedik. Van olyan, aki anekdotázik. Van olyan, aki mindenben hibát talál.
És van olyan, aki a társával a jó rendőr – rossz rendőr leosztást játssza.

(Lábjegyzet: ezzel az utóbbi típussal érdemes nagyon vigyázni. Ezek, saját tapasztalatom szerint, valószínűleg a legveszélyesebbek. Pszichológiai eszközöket használnak, hogy hibát találjanak, mert tudják, hogy NINCS tökéletes adminisztráció. Ők az ellenőrök kasztjának a csúcsragadozói.

Holtversenyben az ellenőr-csúcsragadozók között lehetnek velük együtt a nagyon kedves ellenőrök, szerintem. Főleg, ha férfiak. Ha egy férfi ellenőr kedves és főleg, ha megnyugtat, hogy csak apró hibák voltak, igazán semmiség, de minden rendben lesz, érdemes készenléti helyzetbe kerülni.
Valószínűleg semmi sem lesz rendben. Sőt. Nagyobb összegbe lehet fogadni, hogy épp most készítheti elő az "atombomba" kódokat, valamint a segédei már megrendelhették nagyobb tételben a sót, amivel elképzelhető, hogy beszántják majd a támadás után az intézményedből megmaradt, üszkös romokat. A cég ügyfeleinek listája valószínűleg mér régen a birtokában van.

Ez nem jelenti azt, véleményem szerint, hogy a kevésbé simulékony modorú ellenőröktől jóra számíthatsz, mert nem biztos. Azonban ők legalább őszinték, nagyobb valószínűséggel tudható, mi a helyzet. Feltételezhető, hogy lesz "atombomba". Nagy eséllyel a telefonjukban a gyorshívás menüpontba van elmentve a helyi sószállító telefonszáma. A kedves ellenőröknél azonban, főleg, ha férfiak, nem lehet tudni, valóban kedves, vagy éppen csúcsragadozó.)

Több száz eljárás leszűrt tapasztalata, hogy ha a felnőttképzésben ellenőrből többféle is van, a képzések kipécézésénél ezt a sok típust két típusra lehet leszűkíteni.
Az egyik típus: ő választja ki a listából, melyik két képzés anyagát akarja látni.
A másik típus: liberális, rád bízza a választás jogát. Ritka, mint a fehér holló, a magyar oktatás nem a liberális típusok túltengéséről híres.

A második típusra viszonylag könnyű felkészülni. Az ellenőrzésre válassz ki két képzést, amelynek tényleg nagyon tuti az anyaga. Igen, tudom, minden képzésed anyaga tuti. Őszintén, emberek vagyunk. Aki vezetett már felnőttképző intézményt tudja, hogy vannak csoportok, amelyeknél valahogy minden klappol és ez előjön az adminisztrációban is. Legyen előkészítve két ilyen képzési anyagod.

Ez az írás azonban az első típusról szól. Arról a típusról, amelyik ő maga választja ki a listából az ellenőrizendő tanfolyamokat.

Hogyan tudod megtippelni, melyik két képzésedre fog célozni? Hogyan tudsz előre felkészülni, melyik képzésekre koncentrálj inkább? Az ellenőrzésre felkészülésnél sosincs elég idő. Az időszűke az egy közismert tény akkor, amikor az ellenőrzés szelleme lebeg egy intézmény feje felett.
Egy ilyen pillanatban a hatékonyság elengedhetetlen. Máskor is, de ilyenkor még inkább.

Egy ilyen pillanatban a kipécézendő tanfolyamok előrejelzésének módszere értékes tudás. Ami, mint minden tudás és képesség, akkor értékes igazán, amikor bánni tudnak vele.

Első Kipécézésre Felkészülési Módszer
Ha tudod, ki jön, hogy hívják az ellenőröket, nézz utána, milyen képzésekre specializálódtak.
Milyen képzéseket oktattak, vagy éppen oktatnak. Mi a szakterületük. Miben járatosak.
Sanszos, hogy arról a területről fognak képzést választani.
Ha intézményvezetők, akkor nehezebb ezt kideríteni, mert az intézményvezetők általában már nem szoktak tanítani, de azért akkor is kinyomozható.

Ha tudod, hogy az ellenőröknek mi a szakterülete, akkor ennek ismerete nem csak a kipécézendő képzésnél lesz komoly fegyvertény. A szakterületből az is kiolvasható, mi az adott ellenőr erőssége, milyen jellegű ember lehet. Használd kicsit a képzelőerőd és a pszichológiai tudásod. Kamatozni fog majd az ellenőrzésen.


Második Kipécézésre Felkészülési Módszer
A második kipécézésre felkészülési módszernél a képzések listája kap főszerepet.
Először a kevésszer előforduló tanfolyamokat válaszd ki. Ezek nagyon esélyesek az ellenőrzésre. Emlékszel? Beszéltük, hogy a ritkán előforduló tanfolyamok hajlamosak arra, hogy a dokumentációjuk ne legyen teljesen rendben. Bingó. Tökéletes jelöltek ellenőrzésre.

Másodszor pedig válaszd ki a legnépesebb tanfolyamokat, ahol a legtöbb résztvevő volt. Ezek általában a legnépszerűbb tanfolyamok közé szoktak tartozni. Mivel sokszor csinálja őket az intézmény, ezért a hibák abból szoktak ezeknél előfordulni, hogy sokan vannak a tanfolyamon. Egy 20 fős tanfolyamnál, amelyből sok volt, nagyon könnyen előfordulhat, hogy mondjuk 20 főből csak 19 főnek van felnőttképzési szerződése. Bingó. Tökéletes jelölt az ellenőrzésre.

Ezt a két módszert együttesen használva, valószínűleg a tanfolyamaid kb. 20-30 százalékát választottad ki, cégmérettől függően. Máris kevesebb, mint száz százalék. Máris kevesebb az, amit első menetben át kell nézni.

Ezeknek a tanfolyamoknak az anyagával érdemes kezdeni a felkészülést.
Ezek azok a tanfolyamok, amelyek, ha nem is garantáltan, de belátható százalékos aránnyal valószínűleg terítékre fognak kerülni az ellenőrzésen.

Az ellenőrizendő tanfolyamok előrejelzése egy olyan érték, egy olyan képesség, egy olyan tudás, amelyet érdemes használni.

Mint minden képesség, mint minden tudás, ez is rejt magában kockázatot. Például az elkényelmesedést.
A képesség, hogy meg tudod állapítani, mi fog történni, könnyen veszélybe is sodorhat. A túlzott magabiztosságnál előfordul, hogy a dolgok nem a tervezettek szerit fognak alakulni, nem úgy, ahogy az a tervezőnek kényelmes és az érdeke. Nem úgy, ahogy tervezted. Ez könnyen felboríthat dolgokat.

Éppen ezért, az itt leírtak egy módszer, egy ötlet, egy több száz felnőttképzési projekten és ellenőrzésen tapasztaltak alapján leszűrt következtetés. Nagyon sok munka és tapasztalat van mögötte.
Ha beválik, akkor még nagyobb esélyed lesz a számodra eredményes ellenőrzésre. Ha beválik, akkor hatékonyabban és pozitívabban tudsz felkészülni az ellenőrzésre. Ha beválik, csökkentetted a felkészülésre fordított idő-és költségarányt.

Azonban, mint oly sok minden az életben, száz százalékosan számítani rá: elővigyázatlanság.
A biztosításnak több oldalról érdemes megtörténnie.
Arról nem is beszélve, hogy az ellenőrök is olvashatják ezeket a sorokat és kellően macchiavellista módon megváltoztathatják az eddigi taktikájukat.

Mindezek mellett, az itt leírtak ismerete helyzeti előnyt biztosít annak, aki felhasználja ezeket az információkat. Egy ellenőrzésnél meg olykor a legkisebb előnyökből lesznek a legnagyobb pozitív eredmények.

Mint például, ha egy kicsit feng-shuiozod a helyszíned. Olvass róla többet itt.