Ellenőrzési Etikett

Megkezdődik a szemle, az ellenőrzés.
Milyen sorrendben jönnek a dokumentumok? 
Hogyan érdemes viselkedni ellenőrzés közben? 
Van ellenőrzési etikett? 
Erről szól a mai írás. 

A magyar felnőttképzés olyan, mint egy falu. Na nem abban az értelemben, hogy reggel kihajtják a teheneket a legelőre, (habár, lehet ilyen értelemben is) vagy, hogy a falu közepén áll a kocsma, közvetlenül a templom tőszomszédságában.
A magyar felnőttképzés azért falu, mert egy nem túl nagy iparág. 

Ha a Központi Statisztikai Hivatal, KSH, adatait nézzük, 2018-ban a 25 és 64 év közötti korosztályból bármilyen képzésben az emberek 6 százaléka vett részt.
A 25 és 64 közöttiek száma 2018-ban, szintén KSH adat: 5 436 468 fő.  
Ennek a 6 százaléka 326 188 fő.
Azaz kicsit több, mint háromszázezren vettek részt bármilyen képzésben 2018-ban a 25 és 64 közötti korosztályból. 

Ha ezt a számot elosztjuk a 19 megyével és Budapesttel, amely összesen 20, akkor ez megyénként és Budapestre 16 309 fő. 
Budapest külön számít, hiszen itt arányaiban jóval többen lakunk, tehát megyénként kb. 12 000 fővel lehet számolni. Minden fajta képzésre. A legkisebb megyétől a legnagyobbig. A felnőttképzési piac nem túl nagy piac. 

Ha bárki azt gondolja, hogy egy ilyen, többé-kevésbé aprócska kis iparágban lehetnek üzleti titkai, annak van egy eladó hidam.
(Több híd közül is lehet választani. Jutányos áron megszámítom, részletre is lehet fizetni és még kedvezmény is van.)

Az ellenőrzés is az a pillanat, amikor kiderül, hogy a magyar felnőttképzésben az üzleti titkok, mint fogalom, ha léteznek is, oly kis mértékben, hogy mikroszkóppal kell vizsgálni. 

Megérkeznek az ellenőrök az ellenőrzésre. A képző munkatársaitól meg szokták kérdezni, hol lesz az ellenőrzés, melyik helyiséget jelölték ki, ahol a dokumentum ellenőrzés megtörténik. Ez a felnőttképzési ellenőrzés kezdete. 

Mivel az ellenőrzés egy konfliktushelyzet, hiszen az ellenőrök és az ellenőrzött képző érdekei homlokegyenest ellenkezőek, ezért kár ezt a már amúgy is létező konfliktust tovább élezni azzal, hogy kitelepítjük az ellenőröket a legkisebb és/vagy legsötétebb és/vagy leghidegebb és/vagy leghuzatosabb helyiségbe. 

Az ellenőrzés kezdetére, sőt, ha megoldható, már a kezdet előtt egy órával, legyen minden készen, összekészítve. Ha nem volt túl sok a képzés, akkor az összes dossziét ki lehet pakolni abba az irodába, helyiségbe, ahol az ellenőrzés lesz. Ha sok volt a képzés, akkor érdemes úgy csinálni, hogy egy szekrényben könnyen elérhetőek legyenek a papírok. 

Ekkor felhasználhatjuk a "Papírok Fáziskéséssel" módszert, melynek keretében az egyik munkatárs készségesen felpattan, elrohan, majd a papírok negyedóra múlva megérkeznek. A jelenet, tekintettel az átütő sikerre, többször megismétlődik.
A "Papírok Fáziskéséssel" módszer remek eszköz az ellenőrök összezavarására. Tehetségesebb művelői még akár a csúcsragadozó ellenőröket is meg tudják vele kavarni, amely nem kis teljesítmény. Figyelmeztetés: a "Papírok Fáziskéséssel" csak fekete öves játékosoknak javallott, azoknak, akiknek már sok ellenőrzése volt. 
A kezdők ezt a módszert szinte garantáltan elrontják. A nem megfelelő mozdulatokkal és időzítéssel tönkreteszik a rendszer kifinomult koreográfiáját, pontosan ellentétes hatást elérve ezzel, mint amire a módszer ki lett fejlesztve.

A "Papírok Fáziskéséssel" könnyűnek tűnhet. Azt gondolhatja az átlag földi halandó, mit lehet ebben elrontani?
Most fellebbentjük a fátylat: a papírok megérkezésénél és az átadásuk stílusában szokott a baki előfordulni. 

A módszer sava-borsa, amiért az egészet eleink létrehozták, amitől működik, az nem más, mint hogy az ellenőrök kerüljenek zavarba, ne a képző. 

Na most, ha a képző úgy hozza vissza a papírokat negyedóra elteltével, hogy büszkén lobogtatja őket, mint valami győzelmi zászlót, akkor a legkezdőbb ellenőr lelkébe is befészkeli magát a gyanú setét árnyéka.

A legjobb, ha az összes dokumentáció egy helyen van, ideálisan ott, ahol az ellenőrök.  

Egyszóval, megérkeznek az ellenőrök. Letelepednek. Talán megkérik az intézmény képviselőjét, mutassa be pár mondatban a céget. Ez nem mindig történik meg, de sokszor, szóval, érdemes felvérteznie magát az intézmény képviselőjének néhány odaillő mondattal.

Ezek után az ellenőrök el szokták mondani a jogszabályi hivatkozásokat és felhívják az intézmény képviselőjének a figyelmét az együttműködésre.
Megkérdezik, hogy ki lesz jelen az ellenőrzésen, ki fogja majd aláírni a jegyzőkönyvet.
Két választási lehetőség van: vagy végig jelen lesz az ellenőrzésen a képző cégnél az aláírásra jogosult vezető, vagy meghatalmaz írásban valakit, hogy képviselje. A meghatalmazást tanúztatni is kell.

A legtöbb ellenőr a jegyzőkönyv sorrendje alapján megy. A rengeteg eljárás alatt, amit láttam, jó, ha kettőnél, háromnál volt, hogy nem a jegyzőkönyv sorrendje számított.
Úgyhogy most sorrendben megyünk. A Pest Megyei Kormányhivatal Szakképzési és Felnőttképzési Főosztályának honlapjáról nem tölthető le az ellenőrzési jegyzőkönyv, azonban mivel a dokumentációk sorrendje már több mint 10 éve szinte betűre ugyanaz, ezért részben emlékezetből, részben egy-két éves jegyzőkönyv sorrendből írok. 

Először kezdik a céges papírokkal. 
Ezt azért teszik meg, mert ellenőrzik, hogy a hatóság nyilvántartásában szereplő adatok megegyeznek-e a céges papírokban szereplő adatokkal.
Nagyon figyelj, hogy itt minden egyezzen. Ha bármilyen, az engedélyben nyilvántartott adatod megváltozik, azonnal jelentsd le a hatóságnak, erre tudsz letölteni nyomtatványt a honlapon. 30 napod van rá, a változástól számítva (lásd: 393/2013. (XI.12.) Korm. rendelet 11. § (6) bek.

Mi történik, ha ellenőrzés előtt veszed észre, hogy nem jelentetted le az adatváltozást? Valószínűleg bírságot fogsz kapni. Talán nem olyan sokat, mint az akkreditációnál, ott akár 900 000 forint bírság is keletkezhetett azért, hogy nem jelentettél le megváltozott adatokat, de bírság most is van.

A céges papírok után jön a képzők nagy "kedvence", a képzési programok és a minőségbiztosítással kapcsolatos összes papír. Vannak ellenőrök, akik ezt a részt a tanfolyami papírok vizsgálata után teszik, vannak, akik elé, mindenesetre, elő fog jönni.

Utána pedig megnézik egy folyamatban lévő és egy lezárt tanfolyam összes papírját.
Érdemes erre csekklistával készülni. 

A végén megírják a jegyzőkönyvet. Ha szerencséd van, akkor nem lesznek nem-megfelelőségek. Igazából a képzőknél ez a célja az ellenőrzésnek, egy olyan jegyzőkönyv, ahol nincsenek nem megfelelőségek.

Ez így, leírva nem tűnik soknak, a valóságban azonban papírhalmok sokasága.

Ellenőrtől függ, hogyan nézik át a papírokat. 

Ne feledjük, a legtöbb ellenőr vagy oktat, vagy oktatott valaha. Ebből a szakmából adódó hozzáállásukat aztán behozzák az ellenőrzésre. Az ellenőrzések során sokszor volt az az érzésem, hogy olyan volt, mint a legszadistább tanároknál a felelés.

Hogyan tudsz felkészülni egy szadista felelésre, amelyet ellenőrzésnek álcáztak? Hogyan tudod elkerülni az ellenőrök csapdáit? Mi az, amit tudsz használni és mi az, amit semmi szín alatt ne alkalmazz?

Az ellenőrzés megmérettetés, ráadásul a rosszabbik fajtából. 

Képzőként nem lehet nyerni, kizárólag döntetlenre lehet játszani. 
Ehhez képest az ellenőröknek szinte korlátlanul áll rendelkezésre olyan eszköz, amellyel simán csapdába csalhatják a képzőt. Olyan hibát is találhatnak, amely nincs is. A módszerek tárháza szinte végtelen. 
Az ellenőrzés az a játék, ahol az ellenőrök felé lejt a pálya, nem is kicsit.

Képzőként hogyan tudsz ezzel megbirkózni?
Hogyan lehet, hogyan érdemes egy ilyen helyzetben viselkedni?
Több száz eljárás tapasztalatának leszűrt eredménye. 
Ugyan a tapasztalat kizárólag gyakorlattal szerezhető meg, azonban maga az információ, a tájékozottság felbecsülhetetlen értékű.

Az Ellenőrzési Etikett, amely át tud segíteni az ellenőrzéseken oly gyakori nehéz perceken.
Három, könnyen megjegyezhető, mégis, akár milliós bírságok sorsát a képző számára pozitívan eldöntő szabály, előírás, javallat.

Íme: 

Ellenőrzési Etikett

1. szabály: Kevés beszédnek kevés az alja.
Ne beszélj sokat!



Minél többet beszélsz, annál több mindenbe tudnak belekötni az ellenőrök.

Sokan, főleg az 50 feletti generáció, gondolják azt, hogy ha majd jól "összehaverkodnak" az ellenőrrel, akkor majd jobb startpozícióból indulnak. Rossz hírem van. 
Nem mondom, hogy a haverkodási módszer sosem válik be, mert olykor még akár működhet is. Azonban annyira ritkán jön be, annyira kevésszer működik, annyira rá kell érezni, hogy kinél fog és kinél nem, hogy ez nem igazán jó stratégia.
Ha viszont egy ellenőrnél nem működik, nem szereti a kvaterkázást, nem szereti, ha jó pofiznak neki, vagy vele, akkor ez a módszer garantált ellenérzést vált ki.

Sose feledjük az ellenőrök faék egyszerűségű mottóját: el akarják kapni a képzőt.

Amíg a képzőnek a sikert a tökéletes, hibátlan jegyzőkönyv jelenti, az ellenőröknek közel sem. Sőt. 
Az ellenőröknek nem a tökéletes jegyzőkönyv a sikerélmény.
Az ellenőrök menthetetlenül és kimondhatatlanul sóvárognak a hibákkal szépen teleszórt, nem-megfelelőségekkel tarkított, jogszabályi hivatkozásokkal teletűzdelt indoklású jegyzőkönyvre. 

A csúcsragadozó ellenőröknek egy ilyen jegyzőkönyv a norma, a szokásos ügymenet. 
A "zúzósok" és a "hasítók" erre törekednek és legtöbbször el is érik. 
A kezdő ellenőrök erről álmodnak szép nyári éjszakákon. 

Egy ilyen jegyzőkönyvvel lezárni egy ellenőrzést? Már a gondolatra is minden ellenőr elégedetten csettint, megnyalja a szája szélét és aznap úgy alszik, mint egy csecsemő.

Ha az ellenőrök abból indulnak ki, hogy "el akarjuk kapni!", tehát abból indulnak ki, hogy a képzők úgyis csalnak, akkor, Harvey Specter sztárügyvédet idézve a zseniális "Suits" sorozatból: fordítsd ellenük ezt a fegyvert.
Ha abból indulnak ki az ellenőrök, hogy úgyse jó az, amit a képző csinál, teljesen mindegy, hogy van-e rajta sapka, vagy nincs, akkor az ellenőrzésen a képzőnek abból érdemes kiindulnia, az ellenőr mindenáron hibát akar találni. Akár ott is, ahol nincsen. 

Az ellenőrök hibát akarnak találni. Mindenhol. Ez az alapvetés. 

Minél többet mond a képző, annál szélesebb tárházát kínálja a potenciális belekötési lehetőségeknek.

Magyarul: ne beszélj sokat egy ellenőrzésen! 
Beszélj annyit, amennyi feltétlenül szükséges.
Tartsd szem előtt, hogy az ellenőrzés sosem hétköznapi helyzet. Nem a barátaiddal, ismerőseiddel társalogsz.
Az ellenőrök azt nézik, azt keresik, mit tudnának kifogásolni. 

Ebből következik az Ellenőrzési Etikett második szabálya: 



2. szabály: Csak azt mutasd meg, amit kérnek!



Tegyük fel, hogy kezdő engedélyezett képző vagy. Mint ilyen, hozzászoktál, hogy piaci képzésekből élsz meg. 

Mi a lényeg a piacgazdaságban, a kapitalizmusban? Több lényeg van, de az egyik, hogy az ügyfeleidnek értéket termelsz.
A legjobban többek között ezt úgy lehet megtenni, hogy az ügyfelek kicsit többet kapnak, mint amiért fizettek. 
Egy icipicivel többet ad a cég, mint amit hirdetett és/vagy, amit az ügyfelek hittek, vagy gondoltak előtte. Nem sokkal, egy icipicivel. Ha sokkal többet ad a cég, akkor előbb-utóbb nem lesz nyeresége és ha nem lesz nyeresége, bezárhatja a kapukat.
Ha viszont ad egy kis habot a tortára, ezzel kitermeli az elégedett ügyfelek sokaságát. A piacgazdaságban ez nyerő módszer. 

Eeeeeeeeeeee. 
(Képzelj ide a játékoknál használt "nem nyert" csengőhangot.)

Az ellenőrzésnél ez a módszer azonban elégedett ellenőröket termel ki. És kik az elégedett ellenőrök? Akik hibát találnak.
Minél több mindent látnak, annál több mindenbe tudnak belekötni.

Egynéhány alkalommal tehetetlen szemtanúja voltam, ahogy az ügyfél szépen belerohant egy csapdába. Az olyan ellenőrzéseken, ahol a képző vezetője is ott volt, párszor megtörtént, hogy a képző cég vezetőjében, eléggé el nem ítélhető módon, egy ellenőrzéshez méltatlanul, beindultak a fent leírt piaci mechanizmusok. 

Büszkén jöttek, hogy és még itt van ez is. Mire én, tudod, mint amikor egy balesetet látsz és nem tudod megakadályozni, mert a történések fogaskerekei már mozgásba lendültek, gondolatban kiáltottam egyet: "Neeeeeeeeeeee!" és rávetettem magam a papírokra. De csak gondolatban. 

A valóságban tehetetlenül végignézed, ahogy a képző cég vezetője átadja a dokumentációkat. Amelyek tök jók. Azt mutatják, hogy szakmailag szuper munkát végez a képző. Igen ám, azonban az ellenőröket, ezt sose feledjük, alapvetően nem a szakmaiság érdekli. Egészen más. Az, hogy mibe tudnak belekötni.

Minél több a papír, annál több a belekötési lehetőség.

Ez alól egyébként egy kivétel van. Mert hát Magyarországon élünk, miért ne lenne kivétel?
Az oktatók továbbképzésének a dokumentációja nyugodtan lehet sokrétű. Ott annyi papírt adsz, amennyit csak szeretnél. Sőt. Minél több, annál jobb. Nagyon kevés ellenőr fogja részletesen átnézni.
Ha mégis, akkor a téged fényező plusz papírokkal leterhelted az energiáját. Win szitu.

Minden más területen: csak azt a papírt add a kezükbe, amit kértek.

(Lábjegyzet: ha hiszed, ha nem, a papírok átadásának is megvan a maga művészete. 
Igen, jól olvastad, az Ellenőrzési Papírátadás: művészet. 
Nem mindegy, hogy egy papírt hogyan adunk oda egy ellenőrnek. Nem mindegy, milyen tempóban, milyen időzítéssel, milyen stílusban.
Nem mindegy, hogy közben beszélünk, vagy éppen nem mondunk semmit.

Mint minden művészet, az Ellenőrzési Papírátadás művészetére is rá kell érezni. Tanítani nem nagyon lehet, de azért pár dolgot érdemes ezzel kapcsolatban közreadni, okulásképpen.

Az Ellenőrzési Papírátadás néhány műhelytitka:

Tegyük fel, az ellenőr éppen egy papírt tanulmányoz.
Közben eszébe jut valami és rákérdez egy másik papírra, hogy majd azt is szeretné látni.
Ha csak nem kifejezetten kéri, hogy azonnal produkáld a papírt, nehogy azonnal a kezébe nyomd! 
Készítsd elő, de várd meg, amíg az ellenőr a másik papír tanulmányozását befejezi. 

Ha nem így teszel, könnyen összezavarod és/vagy felbosszantod, mert a legtöbb esetben csak eszébe jutott valami és lehet, nem is annyira fontos az a másik papír. Ha viszont azonnal az orra elé rakod, ráadásul egy hirtelen, gyors mozdulattal, akkor olyan, mintha köteleznéd rá, hogy megnézze. Az ellenőrök ezt nem szeretik, akkor se, ha ők kérték a papírt. 

Ha befejezte egy papír tanulmányozását az ellenőr és utána a jegyzőkönyv szerinti sorrendiség alapján kéri a következő papírt, akkor viszont azonnal add oda.
Nem kapkodva, hanem egy elegáns, könnyed mozdulattal.
Ha ekkor kezdesz el kutakodni a papír után és utána percekig túrod a papírhalmot, akkor garantálhatod, hogy az ellenőr nem csak a legapróbb apró betűig fogja elolvasni a teljes dokumentumot, de találni is akar majd benne valamit. 

A nyugodtság az Ellenőrzési Papírátadásnál is jó stratégia.
Apróságnak tűnik, az ellenőrzések azonban apróságokból állnak. 
Igaz, az is fontos, hogy ne csak a fát lássuk, hanem az erdőt is. Hja, ezért is művészet.)

 
3. szabály: Addig nincs vége, amíg nincs aláírt jegyzőkönyv. 



"It ain't over till the fat lady sings." Addig nincs vége, amíg a kövér hölgy énekel.
Ami az operánál a kövér hölgy, az egy ellenőrzésen az ellenőrök által aláírt jegyzőkönyv.
Amíg nincs a képző cég vezetőjénél az ellenőrök által aláírt jegyzőkönyv és amíg az ellenőrök nem sétálnak ki az ajtón, addig nincs vége az ellenőrzés szemle részének. A szemle után jön a hatósági döntés, azonban az a jegyzőkönyv alapján történik.

Mindezekből következik, hogy egy ellenőrzésen nem lehet lazítani. 
Az ellenőrzés nem a lazítás ideje. 
Az ellenőrzés nem az elkalandozás ideje. 
Az ellenőrzés a feszült figyelem ideje. 
Az ellenőrzés jóval többet követel, mint átlagos, hétköznapi figyelem. 

Ezért is fárasztó és többek között ezért sem szereti senki sem, akinek 2 grammnál több agya van. Minden egyes másodpercben figyelni kell, nem lankadhat a figyelem.

Amíg nincs kézben az ellenőrök által aláírt jegyzőkönyv, amíg nem mentek ki az ellenőrök az ajtón, addig bármi és annak az ellenkezője is megtörténhet.
Nincs üresjárat. Nincs szünet. Ha az ellenőrök szünetelnek, akkor sem szünetelhetsz.
Amikor az ellenőrök a jegyzőkönyvet írják, akkor sem szünetelhetsz.

Ezért is fontos, hogy előtte ne pörgesd ki magad.
Az ellenőrzésen, bármit is mondjanak az ellenőrök, bárhogyan is viselkedjenek, amíg nem adják át az aláírt jegyzőkönyvet, addig még minden az asztalon van és bármi lehet az eredmény. 

Az Ellenőrzési Etikett alkalmazásával drasztikusan megemelhető annak a lehetősége, hogy olyan jegyzőkönyv lesz az eredmény, amelyre a képző cég gondol. Az ellenőrzésen egyszerre szükséges a lényegre, a nagy képre és az apró részletekre ügyelni. 

Az Ellenőrzési Etikettben található három, egyszerűen és könnyen megjegyezhető szabály: ne beszélj sokat, ne mutass többet, mint amit kérnek és amíg nincs aláírt jegyzőkönyved, addig nincs vége, utat mutat, hogy könnyebben meg tudj birkózni az ellenőrzés okozta nem könnyű helyzetekkel.

Az ellenőrzés játéka nem az egyenlő esélyekről szól. Képzőként szükség van minden információra, minden tapasztalatra.

Például a bírságok természetéről. Katt ide.