Feng shui-ozd az ellenőrzésed!

Kacsalábon forgó palota oktatási központ? Pár személyre szóló kicsi iroda a város szélén? Lakótelepi garázsiroda a városközpontban? Gyár mellett lévő sufni?
Bármelyik is, a környezet, ahol az ellenőrzés lesz, közvetetten, de befolyásolni tudja az ellenőrzés eredményét. Hogyan tudod a környezetet az előnyödre fordítani?

Erről szól a mai írás, amely első a formabontó cikkek sorában a felnőttképzési engedély ellenőrzés blogon. Egy kis lazítás a hivatalos felkészülési teendők között. Nem jogszabályi feltételekről, előírásokról és hasonló "komoly" dolgokról lesz szó. Csupán azokról az apróságokról, amelyek, ugyan nem feltűnőek, de olykor jelentős hatást gyakorolhatnak az ellenőrzés lefolyására.

Sok tapasztalat és sok munka után leszűrt, személyes következtetések.
Rajtad áll, hogy mennyit használsz fel belőle.

Lehet semennyit, lehet csak egy részét és lehet, hogy sokat. Bármi is fog történni, érdemes tudnod, hogy a tapasztalat az, ami semmi mással nem pótolható. Ha nincs tapasztalatod, vagy nagyon kevés az ellenőrzéssel kapcsolatban, akkor a tájékozódás és az információ kincset érhet. Én örültem volna, ha ezeket korábban valaki elmondja nekem. Sok fejfájás és probléma elkerülhető.
Ugyan a tudás, a képesség, az itt a blogon leírtaknak az alkalmazása csak gyakorlattal szerezhető meg, de már maga az információ is helyzeti előny.

Ha neked itt van egy doboz hasznos és értékes információ, egy szép dísz-szalaggal átkötve, akkor bölcs dolog lehet akár csak egy kicsit is elgondolkozni rajta.

Eddig megnéztük, hogy az ellenőrzés alapvetően egy konfliktushelyzet, amelyen két fél van jelen. Az egyik fél te vagy, az intézmény képviselője, a másik fél az ellenőrök. Van még egy megbúvó harmadik fél is, akiről kicsit később lesz szó. A döntéshozó. Most csak pár szó róla, bővebben a későbbiekben. A bábjátékosról beszélünk, aki hátulról mozgatja a szálakat. Aki igazából az egészet kitalálta. Ez a bábjátékos nem más, mint az állam, illetve a szürke eminenciás képviselője, a hatóság. Ő a háttérbe vonulni szerető harmadik fél.

Az ellenőrzésre felkészülés azzal kezdődik, hogy megismered önmagad, az ellenfeled, az ellenőrzés célját. Amikor ezekkel megvagy, akkor a mentális felkészülés mellé hozzárakod a fizikális részt, a papírokat. Adj magadnak egy kezdeti lendületet, egy kezdeti sikerélményt! Kezdd a céges papírokkal! Általában gyorsan megvannak. Utána jön mindenki nagy "kedvence", a képzési program. Majd utána a csoportok összeszedése.

Mielőtt nekiugranánk az egyik legkeményebb diónak, ami a felkészülésnél szembejön, lazuljunk egy csöppet!
Ma következik a lazító, vagy éppen annak tűnő cikk.
Megdöbbentő lehet, hogy sokszor mennyi múlik ezen az apróságnak tűnő dolgon: a környezeten.
A helyszínen, ahol maga az ellenőrzés zajlik.

Mi, emberi lények, olykor saját magunk legnagyobb ellenségei vagyunk.
Ne tudd meg, hányszor érkeztem úgy meg a szemle, ellenőrzés előtt, hogy a helyszín még nem volt előkészítve. Egy órával az ellenőrzés előtt. Vagy a másik, az intézmény képviselői a legkényelmetlenebb és/vagy legrosszabb elrendezésű és/vagy leghidegebb és/vagy legsötétebb helyiségbe akarták rakni az ellenőrzést. Ilyen esetekben, amikor csak tudtam, azonnal változtattam, lehetőleg jobbra.

Miért?
Az ellenőrök is emberi lények. Habár ez nem mindig tűnik fel, de azok. Mint emberi lények, rájuk is hatással van a környezet. Egy kellemes, jó környezetben mindenkinek más a világlátása.

A feng shui az ellenőrzésre is hatással van. Egyszer volt egy kínai tanítványom, egy hihetetlenül okos, kellemes hölgy. Valahogy úgy ejtette ki a feng shui-t, hogy fong svoá.
A feng shui lényege röviden, hogy a környezet és az ember kapcsolata elválaszthatatlan és a környezet berendezésével hatással lehetünk a környezetben lévő emberekre.

Az ellenőrzésre is hatással van a feng shui.
És még más is, amire tanácsos figyelni.
Kacsalábon forgó palota oktatási központod van? Először is, elismerésem, a kevesek közé tartozol.
Másodszor, az ellenőrök is emberek és a felnőttképzők is többfélék.

Nagyon sok felnőttképző Magyarországon nem más, mint oktatásszervező. Kutató-fejlesztő munkát nem végez. Az oktatóknak szakmai, módszertani tréningeket nem igazán tart. Szakmai könyvtára elhanyagolható, ha egyáltalán van. Bármilyen képzés beesik az ajtón, azt elvállalja.
Oktat sírásó képzéstől elkezdve a kutyakozmetikuson át az ezoterikus sámánig mindent, bármit, amire csak felkérik. Szakmai fókusza, specialitása, szakterülete nem nyilvánvaló, ha egyáltalán létezik ennél a felnőttképzőnél ilyen.

Ez az első csoport, a felnőttképzési kupecek csoportja.

Itt lehetnek kisebb és viszonylag nagy cégek is. Egészen nagyok, akik akár elvállalhatnak több százmilliós, vagy akár talán milliárdos pályázati képzéseket is, anélkül, hogy az beletartozna a kulcskompetenciáik közé. Ha egyáltalán van, vagy volt valaha olyan. Végül is, nem kell érteniük hozzá, ők oktatásszervezők, kupecek, köztes emberek. Valószínűleg ismerik a döntéshozókat, akiknek kell a képzés, pályázati pénzből, de nem akarnak bajlódni az oktatók beszervezésével és az engedélyeztetéssel.

Azt megcsinálják a felnőttképzési kupecek. Ha nagyobb cégek, akkor általában nagyobb irodával.
Ha kisebb cégek, akkor vagy kis irodával, vagy egyáltalán nincs irodájuk. Amikor tárgyalniuk kell, akkor közösségi irodában bérelnek tárgyalótermet.
A nagy és a kis felnőttképzési kupecekre is jellemző, hogy állandó oktatási termük, vagy saját, vagy, ami pénzügyileg logikusabb: bérelt, nagyon-nagyon ritkán van. Ha van is, akkor is csak mutatóba egy-kettő.

A második csoportba tartoznak a vállalati tréningeket szervezők.
Ebben a csoportban már találunk szakterületre specializálódott felnőttképzőket, egészen komoly és értékes tréningekkel.

(Lábjegyzet: ezeknek a cégeknek általában nincsen állami felnőttképzési engedélye. Nem vállalnak el állami pénzes, pályázati képzéseket. Miért? Na, erről is könyvet lehetne írni. Állásponton szerint azért, mert egyfelől ezek a cégek mindig is a szabadpiacból éltek meg, nem akarnak magukra venni semmilyen állami nyavalyát, előírást, szabályozást, nyűgöt.
Együtt mozognak a piaccal, követik a trendeket, hatékony képzéseket adnak. Ez nehezen, ha egyáltalán, összeegyeztethető a meglehetősen vaskalapos felnőttképzési jogszabályokkal. Az engedély rendszere nagyon korlátozottan flexibilis, szinte egyáltalán nem az. Piaci képzésekre nyögve-nyelve használható csak, hatalmas kompromisszumokkal a felnőttképzők részéről.

Másfelől, a felnőttképzésben megtalálható magyar állami szabályozás nézetem szerint nem a piaci igényeken alapul. Az állam a jogszabályokkal is bebizonyította, hogy alapvetően nem ért a felnőttképzés 21. századi koncepciójához. A 21. században, de már a 20. század végén is, az igazi, valós felnőttképzés, a tréningek. Rövid, 30-40-50 órás tréningek, tudás, ismeretanyag, képesség fejlesztésére, vagy elsajátítására szolgálnak. Egy felnőttnek erre van ideje, kapacitása és főleg, érdeklődése és motivációja.
Az állami döntéshozók fejében, abban a több mint egy évtizedben, amit felnőttképzési szakértőként eltöltöttem, ezzel szemben nagyon úgy tűnik számomra, hogy az egyenlet a következő: felnőttképzés = OKJ. Abból indulnak ki, hogy szinte csak az megy felnőttképzésbe, akit nem vettek fel felsőoktatásba és szakmát akar tanulni. Ez már nagyon régen nem így van.)

Ezek a tréningcégek főleg irodákban, irodaházakban vannak, a képzések általában a megrendelők helyszínén zajlanak.

A harmadik csoportba tartoznak talán a legértékesebb képzéseket nyújtó felnőttképzők. Kevesebben vannak, mint kellene lenniük. Általában saját, vagy bérelt állandó oktatási központjuk van, specializálódtak valamire, egy területre, egy képzéstípusra. A piacból élnek meg. Pályázati pénzt alig, vagy egyáltalán nem használnak. Jók abban, amit csinálnak. Egyre inkább kihaló "állatfajta". Kevesen csinálják valóban nyereségesen.

Miért? Az állam az elmúlt egy évtizedben drasztikusan beleszólt a felnőttképzési piacba.
Elárasztotta a piacot ingyenes, vagy nagyon kevés pénzbe kerülő államilag támogatott képzésekkel pályázati pénzből. Az ingyenes képzésekkel nagyon nehéz konkurálni. Szinte olybá tűnik, szemlélődve, mintha az állam tudatosan ki akarná szorítani a valódi szabadpiaci, nem pályázati pénzből megélő, nem OKJ-val foglalkozó cégeket a felnőttképzésből. Nem hozott semmiféle szabályt. Egyszerűen "csak" nagyon könnyen megfulladnak egy nem túl nagy piacon azok, akik nem az állam által diktált szabályok szerint akarnak dolgozni.

Felnőttképzésből ma, Magyarországon, pénzügyileg valószínűleg a felnőttképzési kupecek élnek meg a legjobban. Az állami szabályozás szerepe ebben? A fantáziádra bízom.

Mi köze ennek a helyszínhez, a feng-shui-hoz és az ellenőrzéshez?
Több mint gondolnád.
A felnőttképző cég típusa nagyban befolyásolja a helyszínt.
A helyszín pedig hozzájárul az ellenőrök benyomásához a cégről. Az ellenőrök pedig befolyásolják a jegyzőkönyvet, azaz ők írják meg. A jegyzőkönyv alapján születik a hatósági döntés, amely lehet olyan, hogy nem fizetsz semmit, lehet bírság és lehet teljes, vagy részleges engedély elvétel. Fontos a jó benyomás? Naná!

Lássuk a helyszíntípusokat és hogy mit lehet tenni, hogy pozitív benyomást tegyen a helyszín az ellenőrökre.

Először is, két fekete pont van az átlag ellenőr szemében. Nem lehet velük mit tenni, mert a helyszín adott, nem tudod jelentősen megváltoztatni egyik napról a másikra. Viszont már az is előny, hogy ha tudod, hogy a helyiség ezekben az esetekben hátrányt jelent:
az egyik nagyon lepukkant helyszín, a másik ennek pont az ellentéte: nagyon elegáns, tágas, mutatós helyszín. Ez utóbbihoz: emberek vagyunk, érdemes nem alábecsülni az irigység-faktort.

Kezdjük azzal, hogy mit nem érdemes tenni.
Azok az intézményvezetők, akiknek szíve-vágya egy nem-megfelelőségekkel teleszórt, bírságokra hajlamosító jegyzőkönyv, bátran tegyék a következőket: rakják az ellenőröket egy ablaktalan helyiségbe. Köztudomású, hogy milyen jó ablaktalan helyiségben dolgozni. Rakják az ellenőröket egy zajos helyiségbe. A zaj befolyása a munkaeredményességre legendás. Válasszanak ki egy nagy, hodály termet, amely lehetőleg előtte legyen kifestve. Kulcsfontosságú, hogy legyenek benne tisztítatlan ablakok, festékfoltos és poros asztalok.

Miután a hasadat fogva kacagtál, hogy ki az, aki ilyen helyiségekbe invitál ellenőröket, nos, neveket, dátumokat, történéseket, konkrét, felismerhető dolgokat nem írtam, de ezek a valóságban megtörtént esetek élményei. 

Mi az, amit érdemes tenni.
Egy normális méretű, kellemes, világos, jó hőmérsékletű helyiséget válassz ki. Nem baj, ha az éppen a vezető irodája. Pár órát lesznek csak ott, viszont az lényeges, milyenek a körülmények.
Az asztalokat tedd úgy, hogy a két, vagy a három ellenőr egy nagyobb asztalnál, egymás mellett le tudjon ülni. Közelben legyen egy konnektor (laptopon írják a jegyzőkönyvet). Ha nincs, legyen hosszabbító. Az intézmény képviselői pedig az ellenőrökkel szemben foglaljanak helyet. Ne túl közel, de ne túl távol. Pont olyan távolságra, hogy amikor az ellenőrök kérik a papírokat, oda tudjátok nekik adni és a dossziéknak, dokumentációknak legyen helye.

A helyszín, ahol az ellenőrzés zajlik, fontosabb, mint gondolnád.
Több száz eljáráson vettem részt. Körülbelül a harmincadik-negyvenedik tájékán kezdett körvonalazódni valami, amit addig senkitől sem hallottam. Soha semelyik ellenőr nem beszélt róla. Egy olyan sejtés, hogy ugyan az ellenőrzési eljárás egy jogi eljárás – amit sok ellenőr szeret leönteni szakmai mázzal és ezzel valamiféle inkvizíciót tartani az intézmények felett – azonban az ellenőrök is emberek.

A környezetünk befolyásol minket. A környezetből jelek érkeznek felénk. A környezet, akár akarjuk, akár nem, sokszor tudat alatt, hatással van ránk.

Ezért az ellenőrzésen érdemes olyan fizikális környezetet kialakítani, ami jó képet ad az intézményről.
A feng-shui nem fog megmenteni a bírságtól, ha durva dolgokat csináltál, pl. 1200 órás OKJ-s képzést 30 óra alatt valósítottál meg. Azonban a kisebb hibáknál talán segíthet. Minden ellenőr tudja, hogy a kisebb hibákat meg lehet úgy fogalmazni a jegyzőkönyvben, hogy akár engedély elvétellel járjon, vagy úgy is, hogy abból ne legyen bírság.
 
Éppen ezért, az ellenőrzés helyszíne számít. Nem mindegy, hogy az ellenőr jól érzi-e magát. Ne arra gondolj, mint, volt ilyen eset is, az ellenőrök szó szerint kínozták az intézményt. A sajtban is a lyukat látták csak. Semmi sem volt jó. Tudod, a tipikus van rajta sapka, nincs rajta sapka. Erre mit csinált az intézményvezető? Elkezdte őket kajával traktálni. Ahelyett, hogy képletesen szólva rájuk borította volna az asztalt. Mit vontak le ebből az ellenőrök? Ja, még maradunk egy kicsit, hátha találunk még egy-két dolgot.

Ne így érezze jól magát az ellenőr.
Hanem alapvetően jó legyen abban a helyiségben tartózkodni.

Az ellenőrök kimennek a helyszínedre, amit megjelöltél az engedélyen.
Mi fogadja őket? Milyen környezetet találnak? Milyen a világítás? Milyen az elrendezés? Milyen a hőmérséklet? Egy-két apró változtatás elvezethet az elvárt eredményhez.
Ahhoz az eredményhez, amelyben döntő fontosságú szerepet kap az a hatalmas tortaszelet, ami nemsokára jön.

A 26 tételes tanfolyami csekklista. Olvass róla itt.