"Ellenőr-biztos" tanfolyami papírok a bírságok minimalizálásáért

A tanfolyami papírokat nem csak tartalmilag, hanem formailag is érdemes átfésülni, ha el akarjuk kerülni a bírságokat. Egy "ellenőr-biztos" dokumentum olykor aranyat érhet. Miért fontos ez? Hogyan lehet "ellenőr-biztos" dokumentációkkal elkerülni a bírságokat? Erről szól a mai írás.

A felnőttképzésben létrejött egy sajátságos helyzet. Vannak gazdasági társaságok, piaci cégek, akik elvileg a piacból élnek meg. Gyakorlatilag azonban, a felnőttképzésbe az elmúlt egy évtizedben beáramlott az EU pénze, pályázati pénz formájában. Amelynek elosztásáról az állam képviselői döntenek.

Más területre is érkeztek pályázati pénzek, nem csak a felnőttképzésbe.
A képzéseknek azonban van egy diszkrét bája, amivel például egy pályázati pénzből megvalósult kilátó, a kilátó-nagyhatalom Tyukodon, nem rendelkezik: hogy, bizonyos értelemben véve, láthatatlanok.

Egy hidat, egy épületet, egy óvodát, egy, az éppen a helyi polgármester háza előtt végigvezető térköves sétányt a fényjátékos márvány dísz szökőkúttal és a meztelen kis játékos puttó szobrocskával Alsó-Mázosháza-Röcsögén konkrétan fel lehet és fel is kell mutatni, hogy ez valósult meg a pályázatból.
Nyilván ezeknél is vannak kreatív megoldások, hogyan tudnak az adófizetők pénzével felelősségteljesen spórolni a döntéshozók, hogy a maradékot a közösbe visszajuttatva még több objektum felépülhessen. Ezeknek a projekteknek a végén azért általában csak fel kell építeni azt a hidat, épületet, óvodát, térkövezett sétányt a fényjátékos márvány dísz szökőkúttal és a meztelen kis játékos puttó szobrocskával Alsó-Mázosháza-Röcsögén. 

A képzéseknél kissé más a helyzet. Honnan tudható, hogy egy tanfolyam valóban megtörtént és a résztvevők valóban elsajátították az ismereteket? Maximum papírokból. Nincs konkrét, felmutatható, tárgyiasult eredmény. Azaz van, a papírok. A képzések maguk azonban láthatatlanok.

A vezérfonal, ami, kis képzavarral élve, végigvonul az ellenőrök fején minden egyes ellenőrzésnél, éppen a fentiek miatt, nem más, mint hogy mi is történik ennél a képző cégnél, ahol most vagyunk?

Az ellenőrzés alapból egy konfliktushelyzetből indul ki. Ezt alapvetően az állam, a szinte láthatatlan harmadik fél hozta létre. A két fél, az intézmény vezetője és az ellenőrök.
Érdemes ismerni mindkét felet, az intézmény képviselőjének saját magát és a saját cégét és az ellenőröket, mielőtt belemegy a konfliktushelyzetbe.

Az nem kérdés, hogy belemegy-e a konfliktushelyzetbe, mert kötelező. Az engedély kérelmezése nem volt kötelező. Saját, szuverén, független döntése volt az intézmény vezetőjének. Ha csak nem zárjuk ki azt az esetet, hogy pisztolyt tartottak a halántékához, hogy vagy engedélyeztet, vagy ... habár a világnak ennek a tájékán bármi és annak ellenkezője is megtörténhet.
Az viszont nem kérdés, hogy az ellenőrzés konfliktushelyzetébe bele kell mennie az intézménynek, ha voltak engedélyezett képzéseik.

A jogi eljárások konfliktushelyzetek, háborúk.
Állítólag Napóleon, mielőtt még hadseregeket vezényelt volna, már egész fiatal korában fejben többször felkészült csatákra. Komplett csatákat képzelt el, készült fel rájuk.
Waterloo meg miegymás ide, vagy oda, ezt azért érdemes eltanulni tőle.

Éppen ezért, a felnőttképzési ellenőrzésre a felkészülést a mentális felkészüléssel érdemes kezdeni.
Nem árt ismerni a felnőttképzési ellenőrzés mögött megbúvó célt és szabályrendszert. Ha ezt nem ismeri az intézményvezető, akkor úgy megy bele az ellenőrzésbe, mintha olyan tankkal menne csatába, amelyben nincs muníció. Gyorsan kilövik.

A mentális felkészülést követi a fizikális felkészülés.
Összeszedjük a céges papírokat, a képzési programot, a csoportok listáját. Próbáljuk megtippelni, vajon melyik két képzést fogják ellenőrizni. Ellenőrizzük a helyszínt. Egy csekklistával felszerelkezve nekimegyünk a tanfolyami papíroknak.

Először a képzők leggyengébb pontjának számító négyes fogatnak, a képzési program-felnőttképzési szerződés-haladási napló-jelenléti ív együttesének. Számszakilag megnézzük, stimmelnek-e a számok. Utána nézzük azt meg, hogy mi van bennük leírva. És ami le van írva, az jó-e, megfelel a – dokumentumtól függően – 2013. évi LXXVII. felnőttképzési törvény és/vagy a 393/2013. (XI.12.) Korm. rendelet előírásainak, többek között.

Amikor idáig jutottunk, megnéztük a csekklistában az összes papírt, ezt tanfolyamonként átnyálaztuk, megnéztük a tartalmát.

Ilyenkor jön a formai "pofásítás".
Ekkor is beleütközünk abba, hogy ...


" - Kalinka elvtárs, kérlek, van egy sürgős megbeszélnivalónk.

- Sürgős? Semmi sem olyan lényeges, hogy sürgős lenne. Különben is, ha már olyan régóta foglalkozna bonyolult, hazánk és kicsiny, ám de oly hányattatott sorsú nemzetünk létét, valamint jövendőjét döntően befolyásoló kérdésekkel – mint például a teljes államgépezet papírbeszerzése és a betűméret meghatározása a hatósági dokumentumokban – akkor tudná, kedves Gajdács elvtársam, izé, khm, Danikám, hogy ezek mellett a sorsfordító döntések mellett minden más eltörpül. Mi van most éppen, ami halaszthatatlan?

- A felnőttképzés ügyéről van szó.

- Már megint a felnőttképzés? Különben is, miért olyan lényeges ez? Magam részéről utólag Rákosi pajtástól tanultam bármi újat. Az egész felnőttképzés, az valami úri huncutság. Á, semmire sem jó. Nem méltó a proletár, izé, munkás, izé, piaci, ez az, most ezt használják, öntudathoz. Amikor utoljára voltam tanfolyamon, nem volt jó, pedig már vagy 30 éve volt. De mindegy, felülről nagyon nyomják ezt a felnőttképzést, jó pénz van benne állítólag. Én meg, mert ezt is Rákosi pajtástól tanultam, feláldozom magam az Ügyért, nagy Ü-vel, csapatjátékos vagyok.
Áldozatom természetesen senkit sem érdekel, itt sínylődöm a Parlament épületében és kénytelen vagyok pár száz forintot kiadni egy ínyenc ebédmenüért. Hol van a hála? Hol marad a gondoskodás? Á, bölcs ember nem vár ilyet.
Mi van most éppen a felnőttképzéssel?

- Arra gondoltunk...

- Tunk? Ki az a "tunk"? Mi az, hogy "tunk"?????????

- Az Állami Felnőttképzési Jogalkotási és Vesszőhiba-Elhelyezési Nemzeti Főbizottság.

- Az más, folytassa Danikám.

- Szóval, engedelmével Kalinka elvtárs, arra gondoltunk, hogy ha már bevezetjük a felnőttképzésben ezt a védővám-jellegű valamit, akkor esetleg nem-e lehetne-e, talán, csak éppen az ötletelés szintjén, szóval, na...

- Nyögje már ki!

- Szóval arra gondoltunk, de ez tényleg messzire vezethet és csak egy kósza javaslat volt valahonnan a hátsó sorokból, tudja, ahol a bajkeverő újítók szoktak lenni, hogy konkrét dokumentum-mintákat elhelyezünk...

- Konkrét? Konkrét? Mit szívott maga Gajdács?

- Mire gondol Kalinka elvtárs? Hibát vétettem? Alázatosan bocsánatot kérek, igazán, nem akartam megbántani, különben is, a főbizottságban vannak bizonyos piaci elvárásokat hangoztató, felforgató elemek, akik gyakorlatias kritériumokra hivatkozva eltérítenek minket eredeti szándékunktól. Mi sem állt tőlem távolabb, mint hogy arcátlanságommal megbántsam Kalinka elvtársat. Őszintén bocsánatáért esedezem.

- Danikám, a bocsánatkérést nehéz szívvel, de elfogadom. Egyszer a jó szívem fog a sírba vinni. Habár legközelebb gondolja meg kétszer, mit mond ki előttem. A bocsánatkérés miatt, mivel ma jó napom van és különben is, szeretek nagyvonalúnak lenni, csak öt napig túlórázik, jövő héten, ingyen, napi legalább három órát, melynek keretében elhozza nekem a Pasaréti útra Málikától, Rákospuszta felsőről, a vacsorámat. Egye kánya, használhatja a hivatali kocsit, de a benzint maga állja.

- Kalinka elvtárs, igazán köszönöm. Nem is tudom, hová legyek a nagy megtiszteltetéstől.

- Ne köszönje. Különben is, amit magamban a legjobban szeretek, az a nagylelkűség. Mit akartak ezek a felforgató elemek? Milyen vírust ültettek el a maga butácska kis fejébe?
Halljuk, hogy kigyógyíthassam magát ezekből a tévhitekből és mindörökké lezárhassuk a témát.

- Arról volt szó a főbizottságban, hogy, de nem győzöm elégszer hangsúlyozni, hogy ez nem az én ötletem, hogy ha már komoly papírozást várunk el a képzőktől, akkor rakjuk be a végrehajtási rendelet mellékleteként a dokumentumsablonokat. Így ellenőrzésnél az ellenőröknek is könnyebb dolguk lesz, a képzőknek meg nem kell félniük az ellenőrzéstől, legalábbis, ettől a részétől.

 -HHHHHHH.

Kalinka elvtárs hatalmasat sóhajt. Felfelé forgatja szemeit. Ugyan proletárébersége szigorúan tilt bármiféle vallásos eltévelyedést, de néha ezt fájlalja, így, öregkorában. Kitalált ezekre a pillanatokra egy megoldást. Ilyenkor Rákosi pajtásra gondol. Mint most is.
Lassan odamegy íróasztalához. Gondterhelten tölt magának az íróasztal alsó fiókjában elhelyezett dugi-pálinkából. Egy hajtásra kiissza. Máris tisztábban lát, érzékei kiélesednek, szeme, mint a sasé, füle, mint a lokátor.

Most már készen áll arra, hogy kiűzze azt a piaci átláthatósági mákonyt, amely felütötte rút fejét az államigazgatás megszentelt termeiben. Rohamléptekkel elérte az áfium az ő, súlyos, barokkosan díszített ál-ónémet mahagóni utánzat íróasztalát, mert nem állta útját senki. De majd most ő.

- Gajdács elvtárs, izé, khm, Danikám. Maga egy derék, becsületes magyar parasztgyerek, aki nagyon sokat tett már a hazáért, például a múltkor is három példányban kinyomtatta azt a felbecsülhetetlen értékű leltározási melléknyilatkozatot.
A kifinomult hatalmi harcokhoz azonban semmit sem ért.
Nem baj, maradjon csak mellettem, majd én kitanítom az apró fogásokra és ki tudja, egy nap tán majd akár helyettes állami tárcanélküli miniszter-aktatologatóvá is válhat.

- Ó, Kalinka elvtárs, igazán nem kellene, mivel érdemeltem ki ezt a kegyet?

- A hálálkodást kérem, majd máskor. Hol is tartottam? Ja, igen.
A főbizottságban található felforgató elemek javaslata annyi sebből vérzik, hogy nem is tudom, hol kezdjem. Talán a legjobb az elején. Ha konkrétan elmondjuk, leírjuk, megmutatjuk, mit akarunk a képzőktől, akkor egészen pontosan mégis mit fogunk ellenőrizni? Mit fogunk Damoklész kardjaként a képzők feje felett lebegtetni? Milyen vesszőhibákra hivatkozva fogunk bírságolni? Ne, ne válaszoljon, látom, még mindig nem érti.

- Kalinka elvtárs, jelentem alássan, iszom bölcs szavait.

- Úgy, úgy, még az is lehet, magából nem csak helyettes, hanem fő-fő aktatologató is lehet. Feltéve, ha megtanul igaz magyar gyerek módjára nyakkendőt választani és megkötni. Ez szörnyű, kozmopolita, stílusos, mi az, buzi-e maga?

- Nem, dehogyis, jaj nem, bocsánat.

- Mindegy, ha az is, csinálja titokban. Szóval, a lényeg, hogy a képzők, egy szűk kört eltekintve, akik felett hatalmunk van, mert ismerjük a viselt dolgaikat, valamint együtt iszogattunk anno, és ezt ők is tudják, hogy tudjuk, szóval, egy szűk körtől eltekintve ne tudják a képzők, hogy valójában mit és hogyan akarunk a papírokban. Így nem csak a szűk kör, hanem az egész bagázs felett folyamatosan ellenőrzést gyakorolhatunk. Bizonytalanságban tartjuk őket és tudni fogják, hogy a megélhetésük tőlünk függ. Ha elmondjuk, hogy mi az elvárás, hogyan lehet folyamatosan lebegtetni bármit is?

- Kérem tisztelettel, sehogyan, Kalinka elvtárs.

- Látom, végre megértette. Nehéz a dolga magam fajta, vén öregembernek, de a hazáért semmi sem drága! Bármennyi energiát képes vagyok a haza ügyéért és a saját bankszámlámért feláldozni. Örülök, hogy ilyen jót beszélgettünk. Most megyek, hogy súlyos nemzeti kérdésekkel terheljem gyenge, idős agytekervényeimet. A nép, az istenadta, nem érti meg, mennyi mindent teszünk érte, milyen sokat dolgozunk, mennyi felelősség nyomja vállunk. De talán, majd egyszer! Á, azt én már nem érem meg.
Addig is, Gajdács, menjen, szükségem van négy példányra abból az átvételi nyilatkozat másolatának másolatából. És szerezzen valahonnan már valami normális nyakkendőt. És menjen borbélyhoz is, tűrhetetlen ez a hosszú haj."

(A fenti írás elképzelt történet, minden, valós személyekkel, tényekkel, eseményekkel való bármilyen nemű és módú hasonlóság csupán a véletlen műve.)

A dokumentumok tartalmi elemei egy dolog.
Formai "pofásítás" nélkül azonban lehet, nem futják ki teljes formájukat. A formai "pofásítás" első eleme, hogy "auditor-proof"-ra, azaz ellenőr-biztosra tesszük a dokumentációkat.

Hogyan lehet ellenőr-biztossá tenni a dokumentációt, miért fontos ez és mi a módja?

A tanfolyami papíroknál vannak olyan dokumentumok, amelyek tartalmát teljesen, vagy részlegesen, de kötelezően előírják a felnőttképzési jogszabályok. Ilyenek például a felnőttképzési szerződés, a haladási napló, a jelenléti ív, az elégedettségmérő kérdőív, bizonyos képzéseknél a tanúsítvány.

Az elégedettségmérő kötelező kérdéseit a 393/2013. (XI.12.) Korm. rendelet 3. mellékletében, a tanúsítványok sablonját a "B", azaz szakmai képzéseknél az 59/2013. (XII.13.) NGM rendelet 1. mellékletében, a "C", azaz nyelvi képzéseknél a 16/2014. (IV. 4.) 3. mellékletében találod.

Mivel a legtöbb kötelező dokumentumnál nincs teljesen pontos leírás, hanem csupán inkább egy sorvezető, ezért szinte olyan, hogy ujjé, bármit megtehetsz. Mielőtt azonban pezsgőt nyitnál, ez nincs így.

Gyakorlatilag kaptál egy szabályrendszert, szigorúan, túlszabályozott keretekkel, de olykor-olykor "elfelejtett" részletekkel. Azt gondolnád, hogy akkor azt tehetsz, amit akarsz. Azonban ez inkább a középiskolából oly jól ismert és közutálatnak örvendő: "Találd ki, mire gondolt a költő " c. játék. Ha nem találod ki, bírság.
Egy újabb öszvér megoldás. Ha szabályoznak, akkor miért nem szabályoznak és írnak le mindent, hogy átlátható legyen?

Éppen ezért, az ellenőrzések egyik mottója:

Ne hagyjuk, hogy az ellenőr gondolkozzon, mert ha elkezd gondolkozni, akkor nem biztos, hogy annak számunkra jó lesz az eredménye.
Magyarul, tegyük "auditor-proof"-fá, ellenőr-biztossá a papírjainkat, hogy az ellenőr ne kezdjen el gondolkozni.

Mi ennek a mondásnak a lényege? Hogyan tudod használni, hogy elkerüld a bírságokat?

A választ akkor találjuk meg ezekre a kérdésekre, amikor felteszünk magunknak egy harmadik kérdést: mikor kezd el egy ellenőr gondolkozni?
Akkor amikor ad 1 valami furcsaságot, szokatlant, oda nem illőt talál,  vagy ad 2, nem úgy találja meg a jogszabályban előírtakat, ahogy az a szabályban le van írva.

Az elsőt nehezen lehet kivédeni, mert nem tudhatod, hogy egy ellenőrnek mi lehet a furcsa. Az kétségtelenül furcsaság, ha mondjuk azt találja, hogy a haladási naplót a résztvevő írta. Az ilyen kirívó eseteken kívül harcedzett ellenőrzési veteránnak szükséges lenni, hogy észrevegyük, mit találhat furcsának egy ellenőr egy dokumentumban.

A második esetre könnyebb megoldást találni. Ha egy tanfolyami dokumentumra van tartalmi előírás a felnőttképzési jogszabályokban, például felnőttképzési szerződés, haladási napló, elégedettségmérő kérdőív, tanúsítvány a szakmai és nyelvi képzéseknél, akkor azokat a pontokat szó szerint úgy írjuk le. Így sokkal nagyobb valószínűséggel, kivédhető a bírság.

Kivédhető, hogy az ellenőr elkezdi a szabályok által diktált pontokat keresni, nem találja, mert máshogy vannak megfogalmazva, hibát vél felfedezni és ha nem figyelsz, vagy nem ismered a szabályokat, hopp, máris ugrott egy szaftos kis nem - megfelelőségecske.

Ha viszont ellenőr-biztossá tesszük a papírjainkat, nyugodtabban alszunk, jobban kivédjük a bírságok előfordulását és az ellenőrök is gyorsabban fognak végezni. Win-win szitu.
A dokumentációk formai "pofásításának" következő lépése nemsokára jön és ez lassan-lassan átvezet majd minket a felnőttképzés egyik legingoványosabb talajára.
Mi lehet a felnőttképzés egyik legingoványosabb talaja? Na? Tippek? Ez nem lesz más, mint a (fanfár, dobpergés): tá-tááááááááám, minőségbiztosítás.

Gördüljünk is tovább, katt ide.