Lassan járj, tovább érsz! A képzések papírjai

A mai terítéken az ellenőrzések legrettegettebb pontja. A csúcsragadozó ellenőrök kedvenc vadászterülete: a képzések dokumentációja. Ez akkora téma, hogy érdemes több részre osztani. Például azzal kezdeni, hogy összegyűjtjük egy csekklistában példának okáért, hogy milyen papírok is kellenek a képzésekről. Erről szól a mai írás.

Ha tudod, mi az ellenőrzés célja, akkor tudod, hogy ez egy jogi eljárás.
Nem szakmai szépségverseny. Nem annak mutogatása, hogy az intézménynek milyen fantasztikusan igényes képzései vannak.

(Lábjegyzet: Sőt. Az engedély jogi feltételei és a mögötte végigvonuló szellemiség olykor kifejezetten bigott. Nem okvetlenül a valós, piaci felnőttképzési keresleten alapszik.
A magyar felnőttképzési engedélyt nem feltétlenül az igazán speciális, aktuális, kurrens, piaci keresleten alapuló képzésekre találták ki. 

Miért is nem?
A válasz talán abban keresendő, hogy mire is használható a felnőttképzési engedély. A felnőttképzési engedély legfőképpen arról szól, hogy pályázati képzéseket ennek birtokában lehessen megvalósítani.

Mit is jelent ez? Az állam, illetve a képviselői tehát nem akarnának igazán egyedi képzéseket EU-s pénzből megvalósítani, csak legfőképpen a szabvány, OKJ-szerű, keretek közé szuszakolható képzésekben gondolkoznak, mivel az engedély feltételeinek az igazán egyedi képzések nem nagyon felelnek meg?

Ha elolvassuk és értelmezzük a felnőttképzési engedéllyel kapcsolatos jogszabályokat, és ismerjük a felnőttképzés gyakorlatát, akkor könnyen arra a következtetésre lehet jutni, hogy az egyedi tanfolyamok vagy egyáltalán nem engedélyeztethetők, mert úgy, ahogy valójában történnek soha nem mennének át az olykor szűk látókörű jogszabályi feltételeken.
Vagy csak úgy engedélyeztethetők, hogy az intézmény belemegy olykor akár nemtelen kompromisszumokba és eldönti, éppen melyik szakmai ujjába harapjon bele. A legtöbb intézmény, amelynek valóban különleges, egyedi képzése van, köszöni, de inkább nem kér ebből.)

A felnőttképzési engedély és annak ellenőrzése tehát nem szakmai verseny, hanem elsősorban egy jogi eljárás. A célja, hogy megnézze, alkalmas-e az intézmény az állami döntéshozók által alkotott, olykor meglehetősen kocka és merev szabályok betartására. Éppen ezért, az ellenőrzés alapvetően egy konfliktushelyzet. Amelyen két fél van jelen. Érdemes mindkét felet ismerned, először önmagadat és a saját cégedet, másodszor az ellenfelet, az ellenőröket. Amikor mentálisan felkészültél az ellenőrzésre, utána a mentálishoz hozzáteszed a fizikálisat: a dokumentációt. Először a céges papírok, ez a leggyorsabb rész, gyors, első sikerélmény. Utána jön a közkedvelt képzési program, majd a csoportok listájának összeszedése és annak a megtippelése, melyik képzéseidet fogják kipécézni.
És lazításképpen kicsit meg lehet feng-shui-ozni az ellenőrzés helyszínét.

Eljutva idáig, nagyon nagy a kísértés, hogy egyből belevetni magunkat a papírtengerbe! Úszni a papírokban!

A felnőttképzési ellenőrzésre felkészülésnél is azonban igaz a régi mondás: lassan járj, tovább érsz! (Ahogy az üzleti életben szokták mondani, ha sürgetnek egy üzlet megkötésére, biztos lehetsz benne, hogy nem tudsz mindent és abban is biztos lehetsz, hogy valamelyik része, vagy akár az egész üzlet, nem lesz jó neked.)

Egy felnőttképzési intézmény vezetőjének is értékes tulajdonsága a megfontoltság. Még akkor is, ha ezt olykor, legfőképpen, így felnőttképzési ellenőrzés előtt, nagy kihívás fenntartani.

Mielőtt hűbelebalázs módjára belevágnál a csoportok papírjainak átnézésébe, járj utána, pontosan mit, milyen dokumentumokat is fognak kérni az ellenőrök a tanfolyamok papírjainál.

Mi a papírok mögötti mozgatórugó?
Miért történnek a dolgok úgy, ahogy történnek?

Amikor ezt megértetted, máris jobban átlátod, mi sarkallja a csúcsragadozó ellenőröket arra, hogy már a képzések papírjainak a gondolatára is kéjes nyálelválasztás induljon el bennük. Érzékien gondoljanak a hibák tömkelegére, amelyet majd találni fognak. Ha meg nem is lesznek hibák, majd találnak ők maguk. Annyi papírban, amennyi egy magyar engedélyezett felnőttképzési tanfolyam ledokumentálására kell, csak egy gyengeelméjű nem talál hibát. De erről részletesen kicsit később beszélünk.

Miért álma-vágya a csúcsragadozó ellenőröknek a képzési papírok világa?

A felnőttképzési iparágban köztudott tény, hogy mennyire fontos azt ledokumentálni, hogy egy képzés megtörtént. Ezt nem lehet csak úgy, ukk-mukk-fukk, pár papír beiktatásával megtenni.
Nem. Ehhez kérlek komoly, adminisztratív munka szükséges. amellyel bizonyítható a képzés megtörténte. Ki tudja milyen visszásságok lehetnének, ha nem kellene minimum két tucat különböző dokumentum egy felnőttképzési tanfolyamhoz?

Ezek fontos dolgok, hiszen végül is, pályázati pénzről van szó. Az ország felzárkózásáról és arról, hogy lépést tartsunk a jövővel és kiművelt emberfők milliói legyenek a Kárpát-medencében.

(Lábjegyzet: Például, az Átlátszó cikke szerinti 20,8 milliós Process Management és Lean menedzsment (a Lean egy egészen komoly, japán, folyamat minőségbiztosítási rendszer) képzés, (és a cikk szerint hozzá tartozó bér, habár ez utóbbi kicsit olyan, mint a csizma az asztalon, most akkor kétszer lett leköltségelve résztvevőnként, egyszer a képzés, másodszor a munkabér? vagy a kettő külön mozgott? akkor meg miért képzésként van nyilvántartva? vagy nem úgy?) valószínűleg a japán minőségirányítás iránt rendkívül érdeklődő henteseknek.
Hajdúnánáson, egy vágóhídon.
Henteseknek.
Menedzsment képzések.
20,8 millió forintért.

Vagy például, szintén ugyanebben az Átlátszó cikkben szereplő, más képzésen lévő, emberfeletti képességekkel rendelkező résztvevő, aki egyszerre, egy időben tanult kelet és nyugat Magyarországon. Keleten tudásmenedzsmentet tanult, nyugaton korszerű menedzsment technikákat. Egy ilyen szuperhősnek inkább tanítania kellene. Vagy a magyar honvédség csodafegyverének lennie. Azonban, mutatja alázatát, hogy egyszerre két képzésen is korszerű ismereteket sajátít el. 

(Forrás: Átlátszó: Uniós támogatások a felnőttképzésben II.: Ellenállhatatlan mesterkurzusok)

Éppen ezért, ha az ellenőr csúcsragadozók is elragadtatva várják a pillanatot, mikor tehetik rá kezüket a képzési papírjaidra és kedvükre csemegézhetnek a valós, vagy vélt hibáidból, nem árt, ha te is felkészülsz a megmérettetésre.

Ajánlott egy csekklistát csinálni. Mint valami bevásárlólista. Milyen dokumentációk is szükségesek egy-egy adott képzéshez.
Segítségképpen érdemes használni például: 2013. évi LXXVII. felnőttképzési törvény 15. §, 17. §, 12. §, 13.§, 393/2013. (XI.12.) Korm. rendelet: 24. §, 26.§, 27.§.

Érthető, ha a jogszabályok olvasása nem mindenki által kedvelt tevékenység. Kevés embernek ez a hobbija.
Mégis, a tanfolyami papírok dokumentációjánál egy csekklista elengedhetetlen.
Ahogy megbeszéltük, az állam bődületes módon figyel a felnőttképzésekre. Eme szerető figyelmét abban is kimutatja, hogy több kilónyi papírt követel egy tanfolyamhoz.

Ha az állam figyel, nagyobb összegben fogadhatsz, a csúcsragadozó ellenőrök már élesítik is jogszabályokkal töltött fegyvereiket.

Éppen ezért, egy csekklista, amely összeszedi a tanfolyamokhoz a dokumentációkat, fokozottan megkönnyíti az életed. Értékes időt és energiát spórol meg. Mennyit ér meg egy ilyen csekklista? Mennyit ér az, hogy nem kell érthetetlen jogszabályokkal foglalkozni?
Mennyit ér meg az, hogy tudod, alapvetően mit is érdemes összerakni?

Nos, itt és most, íme, a legalapvetőbb dokumentációk a listádba.
Egy szerény, 26 tételből álló lista.
Fontos, a jogszabályok folyton változnak, tehát érdemes utánanézni, de azért az alapvető elvek 2001. óta, az első felnőttképzési törvény óta nem nagyon változnak.

Egy tanfolyam = tonnányi papír.

26 tételes,
idő-és pénz spóroló csekklista
tanfolyami dokumentációhoz

A legalapvetőbb, kötelező papírok, magyar

felnőttképzési engedéllyel rendelkező képzésekhez

A képzés megkezdése előttiek: 

1. Írásos tájékoztató a képzésről, kinyomtatva.
2. Jelentkezési lapok kitöltve, aláírva. Ez nem kötelező, de itt be tudod kérni az adatokat. 
3. Bekapcsolódást (ha van kötelezően előírva) igazoló dokumentumok.
4. Előzetes tudásfelmérés dokumentálása (OKJ-nál és nyelvnél kötelező, a többinél a képzési program alapján).
5. FIR: kötelező elektronikus adatlejelentés a hatóságnak.
6. Felnőttképzési szerződések, minden résztvevőre. 
7. Haladási napló összeállítása, oktatók ütemtervével együtt. 
8. Jelenléti ív.
9. Támogatott képzésnél: támogató/megrendelő kiértesítése az elégedettségmérők kiegészítéséről.
10. A képzést tartó oktató(k) megbízási, vagy alvállalkozói szerződése a tanfolyamra.
11. Ha a képzési helyszín bérelt, vagy külsős: írásbeli dokumentum a helyszín használatról a tanfolyam időtartamára. Ha saját: tulajdoni lap másolata, vagy adásvételi szerződés.
12. Az adott képzéshez tartozó képzési program. 

A képzés közben és zárásakor: 

1. Haladási napló folyamatos vezetése, oktató(k) által aláírva, résztvevői hiányzásokkal együtt.
2. Jelenléti ív folyamatos vezetése, résztvevők és oktató(k) által aláírva.
3. Elégedettségmérő kérdőívek.
4. A résztvevők tudásának számonkéréséről (képzés közben, ha van a képzési program szerint), OKJ-s képzésnél a modulzáró vizsgá(k)ról szóló dokumentációk.
5. Záróvizsga anyagai.
6. Vizsgázók számának, eredményességének lejelentése a FIR-be.
7. Ha változás van a képzéssel kapcsolatban (pl. idő, hely, ütemezés), azonnal lejelenteni a FIR-be
8. A képzést lezáró dokumentumok kiadása, hitelesített másolatuk dokumentálása.
9. A képzést lezáró dokumentumok átvételi elismervénye.

A képzés zárása után: 

1. Elégedettségmérő kérdőívek kiértékelése.
2. Támogatott képzés esetén: támogató/megrendelő értesítése az elégedettségmérő kérdőívek eredményéről.
3. Elégedettségmérők eredményének lejelentése a FIR-be.
4. OSAP 1665 statisztika lejelentve, pdf elmentve, kinyomtatva, aláírva, lepecsételve.
5. Az összes tanfolyami dokumentáció készen, egy dossziéban.

Ebből a listából is látható, a döntéshozók mennyire komolyan veszik a minőségi, magyar felnőttképzést.

És az is látható, miért imádják a csúcsragadozó ellenőrök a tanfolyami dokumentációkat.
Ennyi papírban csak az nem talál hibát, aki nem is akar.

Ha nem rohansz, mint valami fába szorult féreg (habár, ha jobban belegondolunk, hogyan is rohanhatna egy fába szorult féreg? :-)), hanem átgondoltan összerakod a képzések papírjainak átnézése előtt, mit is kell átnézned, sok fejfájástól kímélheted meg magad. 
Annyi a papír, annyifelé szükséges figyelni, hogy ha csekklistaszerűen mész végig rajta, a saját munkádat teszed hatékonyabbá.
A csekklistával időt és ezzel pénzt spórolsz meg.

Megvan a csekklista? Akkor utána jön az a rész, amelynek során az intézmény munkatársai rengeteg pizzát fognak rendelni. Miért? Mert fel kell készülni a csúcsragadozó ellenőrökre. Ehhez pedig tudnod kell, mi kell, hogy legyen a papírokban.

Ha nem tudod, könnyen elkerülhetik a figyelmedet a gyenge pontok. Ezekről itt olvashatsz.