A felnőttképzési ellenőrzésre való felkészülés: a kezdetek kezdete

Egyszer csak megérkezik a hír. Postán. Felnőttképzési ellenőrzésed lesz. A hatóság jön ellenőrizni.
Ilyenkor a legnyugodtabb cégvezetőknek is összerándul a gyomra.

A mai írás az ellenőrzés hírének gyomorgörcse elleni első lehetséges gyógyír. A felkészülés első fázisának első lépése. Hatékonyságát nem lehet garantálni, hiszen minden személy, minden cég más, azonban a tapasztalatok azt mutatják, hogy a megfelelő felkészülés a siker előfutára.

Ehhez az üzleti irodalomban elismert és nagy népszerűségre szert tett Szun-ce írását hívjuk elő.
Megállapítottuk itt a felnőttképzési ellenőrzés blog első írásában, a bevezetőben, hogy az ellenőrzés alapvetően érdekkonfliktuson alapszik. Azt is lehet valószínűsíteni, hogy előfordulhat, egy ellenőrzés eredménye nem elsősorban a tényeken, hanem az ellenőrzésben szereplő személyeken múlhat.

Leegyszerűsítve mondhatni azt, hogy az ellenőrzés potenciálisan háborúvá válhat.
Azonban, mint minden egyszerűsítésnek, ennek is érdemes megvizsgálni a lehetséges oldalait.

Az ellenőrzés eredménye, ha minden rárakódott sallangtól megszabadítják, három tényezőtől függ: a tényektől, az ellenőrök személyétől, valamint a hatóság döntésétől.
Ebből az ellenőrzésen, mint eseményen, két tényezővel fogsz találkozni: a tényekkel és az ellenőrökkel, és saját magaddal. Ezek potenciálisan alkothatnak olyan elegyet, amelyből akár háború válhat.

Felkészülésnél érdemes fenntartanod a pozitív szemléletet. Mellette felkészülnöd a legrosszabbra.

Közel 200 esetben voltam szemlén, ellenőrzésen.
Voltam, mint saját cégem képviselője, ez a legnehezebb. Voltam, mint ellenőr. És voltam, a legtöbb esetben, mint az ügyfél képviselője.
Egyik esemény sem hasonlított semelyik megelőző, és utólag visszatekintve, semelyik utána jövő másikra. Ami az egyik esetben működött, az a másiknál nem és fordítva.
Amit az egyik ellenőr kiválónak mondott, a másik nem-megfelelőségnek tartotta.
És fordítva.

A felnőttképzési ellenőrzés egy tekintélyes hányada olyan tényezők ellenőrzése, amelyek nem fekete fehérek. Adott esetben nyitottak az ellenőrzést levezénylő ellenőr(ök) jogértelmezésére.

Ezt szem előtt tartva, ellenőrzésre felkészülésnél (is) forduljunk Szun-ce mesterhez.
"Ezért mondják, hogy aki ismeri az ellenséget és ismeri önmagát, száz csatában sem kerül veszélybe. Aki nem ismeri az ellenséget, ám ismeri önmagát, egyszer győz, másszor kudarcot vall. Aki sem az ellenséget, sem önmagát nem ismeri, minden csatában vereséget szenved."
(Forrás: Szun-ce: A háború művészete, Cartaphilus kiadó Kft., 2006, 20. oldal)

Az ellenőrzésre felkészülés első fázisának három lépése van.
Szun-ce írásából merítve az első fázis első lépése: önmagunk megismerése.

Felmerülhet benned a kérdés, hogy miért fontos önmagunk megismerése?
Itt kopogtat a hatóság az ajtódon, ötezer más dolgod van, tényleg ez a legfontosabb?
Értelmezzük, mi is valójában az ellenőrzés.
Igen, érdekkonfliktus. Igen, olyan esemény, amelyben benne van a lehetőség, hogy háborúvá válhat. Az ellenőrzés, amikor jönnek és gyakorlatilag szinte mindenbe belenézhetnek semmi más, mint az, hogy satuba fogják a nemesebb részeidet.

Bármilyen harcedzett ügyvezetőről is van szó, ezt senki sem szereti. Mivel minden ember más, mindenki máshogyan reagál az ellenőrzés okozta helyzetre.

Éppen ezért fontos, hogy tudd magadról, milyen vagy.
Ott akarsz lenni az ellenőrzésen? Jót fog ez tenni a cégednek? Tudsz a grillezős kérdésekre úgy válaszolni, hogy az jó legyen? Rá tudsz jönni, hogy az ellenőrök kérdése mögött mi van? Hogyan bírod a személyeskedést? Mennyire vagy tisztában a felnőttképzési ellenőrzési eljárás menetével?
Mennyire vagy tisztában a felnőttképzési jogszabályi háttérrel? Hogyan bírsz egy olyan helyzetet, amikor, tegyük fel, valami olyasmit akarnak kihozni egy tényből, ami nincs is ott? Mennyire tudsz bánni egy konfliktushelyzetben más emberekkel? Mennyire tudsz bánni konfliktushelyzetben saját magaddal? Mennyire tudod azt kezelni, hogy nem a te kezedben az irányítás? Hogyan tudsz azzal bánni, amikor összekeverednek a megállapítások? Mennyire tudsz a megfelelő pillanatban hallgatni? Mennyire vagy beszédes? Mennyire vagy tisztában, mi zajlik a cégedben? Ismered az erősségeid és ismered a gyengeségeidet?

Ezek csak a legalapvetőbb kérdések önmagunkba való belenézésnél a felnőttképzési ellenőrzésre készülődvén.

A felkészülés első fázisának első lépése két epizódos történet. A történet első epizódja az önmagunkba való nézés. A történet második epizódja, hogy megpróbáljuk a külső szemlélő szemével látni a saját cégünket.
Az alap: erősségek, gyengeségek.

Miért lehet ez fontos pont egy felnőttképzési ellenőrzés előtt?
Egyfelől, megnyugtat majd a gondolat, hogy ebből is felkészültél. Ismered a céged.
Másfelől, jobban fogod tudni, merre "lőhetnek" az ellenőrök. Nem biztos, hogy arra fognak lőni, amire felkészültél, azonban a felkészülés önmagában véve is megnyugtató tudat.
Vigyázz, a tapasztalt ellenőrök az erősségekre is lőnek nagy előszeretettel!
Ennek a szerepéről később fogunk beszélni.

Egy ideig dolgoztam ellenőrként, utána pedig tanácsadóként  rengeteg céget láttam.
Átgondolásra érdemes megfigyelés, hogy a legtöbb tapasztalt ellenőr, auditor, tanácsadó, amikor dolgozik és fenti minőségében belép egy céghez, "beleszagol" a levegőbe. A legtapasztaltabbak szeretnek azzal nyitni, hogy kimennek a mosdóba.
Megérkeznek, körbenéznek, kicsit beszélgetnek, elkezdik átnézni a dokumentációt. Esettől függően megközelítőleg fél-egy óra alatt feltérképezik nagy vonalakban a céget.

Ők megteszik ezt. Te megteszed ezt? Mikor nézted meg utoljára a céged a külső szemlélő szemével? Nyugalom, nagyon nehéz. Szubjektív szemüveg van rajtad. Egy ellenőrnek, vagy külső tanácsadónak sokszor sokkal könnyebb meglátni az erősségeket és a gyengeségeket.
Tudod, mik a céged erősségei? Tudod, mik a céged gyengeségei?

Megjött a hír, hogy ellenőrzésed lesz.
Emberi természet, hogy ilyenkor az azonnali, olykor fejetlen cselekvés, az ide-oda rohangálás veszi át a szerepet a felkészülésnél.

A jó, jól átgondolt tervezés nyugalmat ad. Ennek a tervezésnek az első fázisa és annak is az első lépése önmagunk megismerése. Önmagunknak, mint embernek, mint cégvezetőnek, a saját cégünknek ismerete.
Ez ad egy stabil alapot az ellenőrzés okozta érdekkonfliktus természetének intelligens feltérképezéséhez, valamint ahhoz, hogy elkezdjünk kitekinteni és megnézni a többi szereplőt.

Legelőször is, az ellenőröket. Itt tudsz róluk olvasni.