A felkészülés leggyorsabb része

Ahogy az angol mondja: "Success breeds success." A legjobban úgy lehet visszaadni a jelentését, hogy a siker sikert szül. Ha belegondolunk, az emberek azt csinálják jól, amit vagy nagyon akarnak, nagyon szenvedélyesen hisznek benne, és/vagy amelyben sikeresek.
A mai írás a felkészülés második fázisának első lépéséről szól, arról, hogyan tudsz apró sikerélmények segítségével gyorsítani a konkrét felkészülésen.

Hogyan lehet növelni az önbizalmat az ellenőrzésre felkészülésnél?
Az ellenőrzés konfliktuson alapszik. Az ellenőrzésen két élő és egy élettelen teremtmény vannak jelen. Az élő teremtményeknél a két fél közül az egyik az intézmény képviselője, általában az intézmény vezetője, a másik fél pedig az ellenőrök. Intézményvezetőként, Szun-ce tanácsait megfogadva, érdemes ismerned önmagad, a saját céged, valamint nem kis mértékben az ellenfelet, azaz az ellenőröket. Az ellenőrzés harmadik tényezője élettelen teremtmény, a jogszabályok halmaza, az ellenőrzés célja.
Ezek önbizalom-növelő tényezők.
Menjünk kicsit tovább ezen az úton. Azon az úton, amelynek érdemes látni a kellemetlen oldalát is.

A felnőttképzési engedély ellenőrzés nem az a terület, amelyet az ellenőrzöttek akarnának, vagy éppen szenvedélyesen hinnének benne. Amikor az intézményvezetők felnőttképzési engedélyt kértek, mert az összes információ birtokában, saját, szabad akaratukból úgy döntöttek, hogy ez az az út, amelyet választottak, tudták, hogy lesz ellenőrzés.
Saját döntés ide, vagy oda, teljes tájékozottság ide, vagy oda, az ellenőrzés nemszeretem terület.

Intézményvezetőként, ha őszintén magadba nézel, irtózol az ellenőrzés gondolatától is. Pedig tudtad előre. Tisztában voltál mindennel. Te kérted. És mégis. Az érzés ott van. Végigkíséri a mindennapjaidat. Kellemetlen, kényelmetlen, frusztráló érzés.

Képzeld, milyen lenne, ha nem is tudtál volna róla előre, azt sem tudnád, hogy létezik ilyen, semmit nem tudnál, a sötétben lennél és aztán bumm, kapnád a nyakadba. Az a minimum, hogy először nem is térnél magadhoz. Aztán utána az érzés, amit most érzel ellenőrzés előtt, vagy éppen pusztán az ellenőrzés gondolatára, valószínűleg tízmilliószorosan hatványozódna.
De ez csak egy elképzelt szituáció. Ilyen csak egy orwelli, az "1984" című regényhez hasonlító világban történhetne meg. "Doublespeak" és miegymás. Mi nem ilyen világban élünk, nem igaz? Nem is érdemes törődni vele, ez csupán egy elképzelt szituáció, egy gondolatjáték. Szerencsére a felnőttképzési engedély ellenőrzése más.

Szinte mindent előre tudsz, tudsz tájékozódni és tudsz dönteni.
Amit nem tudsz előre: az ellenőrzési jegyzőkönyv tartalma. Mit és hogyan fognak kérni az ellenőrzésen, mint eseményen. 

(Lábjegyzet: Az engedély elődjénél, az akkreditációnál az akkori testület, a FAT (Felnőttképzési Akkreditáló Testület) honlapján, az átláthatóság jegyében, egy ideig kint volt az ellenőrzési jegyzőkönyv.

Jelenleg, amikor ezt a cikket írom, az ellenőrzést koordináló Pest Megyei Kormányhivatal Szakképzési és Felnőttképzési Főosztályának honlapján, és ugyan az ellenőrzésért nem felelős, de azért mégis a felnőttképzést igazgató hivatal, a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatal "Felnőttképzés" menüpontjában sem található közönséges földi halandó számára az ellenőrzési jegyzőkönyv sablonja)

A felkészülés első fázisa a mentális felkészülés. A második fázisban a mentális "edzésprogramot" kiegészíti a fizikális felkészülés, azaz a saját céged dokumentációjának összeállítása. 
A papírok.

Azért, hogy gyorsabban menjen, a legegyszerűbbel érdemes kezdeni, a céges papírokkal. A 393/2013. (XI.12.) Korm. rendelet is részletesen taglalja az ellenőrzést.

Elsősorban olyanokra gondolj, mint: cégbírósági végzés, társasági szerződés (ez utóbbi nem kötelező, de vannak ellenőrök, akik kérik), aláírási címpéldány, vagy aláírás minta.
Ha az intézményvezető nincs jelen az ellenőrzésen, akkor az általa aláírt és két tanúval ellátott meghatalmazás annak a személynek a részére, aki képviseli az ellenőrzésen az intézményt és aki alá fogja írni a jegyzőkönyvet, amikor az készen van.
A, B, C képzéseknél árbevétel jelentés, vagyoni biztosíték szerződés, és ha aktuális, annak meghosszabbítása. Ha volt adatváltozás a cégben, akkor annak bejelentése, ez minden képzésre vonatkozik.

Ezeket viszonylag gyorsan össze lehet rakni. A tartalmukért, hiszen kötött a tartalom, nem igazán vagy felelősségre vonható, csak azért, hogy ha nincsenek meg, vagy a konkrét céges adatok nem egyeznek meg. Egyszóval, gyorsan össze lehet rakni és máris megvan az első sikerélmény.

Több száz projekt után a tapasztalatom, hogy ha az ellenőrzés már a céges papíroknál lassan indul, nagy valószínűséggel később sem lehet semmi jóra számítani. A legtöbb ellenőr pontosan tudja, hogy a céges papírok kötött dokumentumok, ott azt kell nézni, hogy megvannak-e és a cégre vonatkozó adatok egyeznek-e a felnőttképzési engedély nyilvántartásban lévő adatokkal.
Ha az adatokban minden rendben, akkor gyorsan és hatékonyan szoktak átmenni ezen e területen.

Ha azonban egy ellenőr azzal kezdi, hogy a céges papírokkal is aránytalanul sok időt tölt el, a kákán is csomót keres, akkor ez könnyen kard-ki-kard helyzetté formálódhat a későbbiekben.
Ez nem jelenti azt, hogy az ellenőr, aki gyorsan végez a céges papírokkal később nem okozhat kellemetlen perceket, de az ellenőr, aki már az elején kellemetlen perceket okoz a formailag kötött céges papíroknál, az nagyon nagy valószínűséggel a későbbiekben is megtartja szokását.

Kérdezed, teljes joggal, hogy például egy cégbírósági végzésben mibe köthetnek bele?
Képzelj el egy ellenőrzést.
Mit teszel akkor, ha az ellenőr a cégbíróság által aláírt és lepecsételt végzést kér, holott a végzés nagyon régen elektronikusan érkezik es3 formátumban, elektronikusan hitelesített aláírással, időbélyeggel és nem papíron? Mit teszel akkor, amikor ezt elmondod az ellenőrzésen, de az ellenőr továbbra is hiányolja a bíróság által fizikálisan aláírt és lepecsételt, nemlétező papírt?
Mit teszel akkor, ha egy ellenőr kifogásolja a cégbírósági végzés megfogalmazását, azt, amire neked, és neki sem, semmi ráhatásod nincs? Mit teszel akkor, ha ezt fél órán keresztül teszi?

Az ellenőrzésen ez szinte biztos, hogy nem fog megtörténni.
Ezek a példák csupán illusztráció, hogy teljesebb képet kapj az ellenőrzés ezen fázisáról. Az információ, a tájékozottság a sikerhez vezető önbizalom-növelő tényező.
A céges papírokat könnyen és gyorsan össze tudod rakni. Ezzel máris megszerezted az első sikerélményt a felkészülésnél, hogy tovább tudj haladni összetettebb területek felé.

Mint például a képzési programok, katt ide.