Hogyan írjunk észrevételt a jegyzőkönyvbe? Ellenőrzési Esettanulmány 1

Honnan ismered fel, ha egy ellenőr vadászik rád? Mi történik egy igazán kíméletlen, embert próbáló ellenőrzésen? Mit tudsz ilyen esetben tenni? Mennyire fontos megírnod az észrevételeidet a jegyzőkönyvbe?
A felnőttképzési ellenőrzésre felkészülés záróakkordjaiként, ennek a projektnek az utolsó felvonásaként, következzen néhány cikk, néhány szemelvény, megtörtént esetekről.
A neveket megváltoztattam, az események a lényeg.

A mai cikk az első esettanulmány. Annak az állatorvosi lova volt, amikor konkurencia jön konkurenciát szemlézni.
Az eset azért is izgalmas, mert életem első, valódi, igazán brutális ellenőrzéseként, kezdőként kellett szembeszállnom egy csúcsragadozó ellenőrrel.

Egészen eddig az esetig az ellenőrök, akikkel szemben szemléken védtem az ügyfeleket, csak a jéghegy csúcsát kapargatták. Voltak belekötések, meg kissé keményebb odamondások, de semmi olyasmi, ami 8 napon túl gyógyuló lett volna.

Ez a szemle azonban gyökeresen különbözött az addigiaktól.
A tűzkeresztség.
Az első eset, amikor fellebbent a fátyol arról, mire képes az ember.
Az emberi természet, az emberi psziché igazán baljós bugyrait, mindenre kész oldalát ezen a szemlén pillantottam meg először a maguk teljes valójában. Megtapasztalhattam milyen, amikor egy konokul elszánt csúcsragadozó a konkurenciát jön szemlézni. 8 napon túl gyógyuló volt.

Késő ősszel jöttek hozzám az ügyfelek. Fiatal vállalkozók, lelkesek, energikusak. Kornélia és Kornél. Előtte nem régen vágtak bele a felnőttképzésbe, de úgy, hogy már volt azelőtt máshol tapasztalatuk. Mindent egybevetve kezdők, annyira még nem gyakorlottak.
Cégeknek akartak tréningeket szervezni. Akkor indultak neki a vállalkozásnak, a kezdés lendületével.

Az engedély elődjét, az intézményakkreditációt szerették volna megszerezni, vállalatoknak akartak képzéseket eladni és már az elején a jogszabályok alapján akartak működni. Nem vártak az akkreditációval, befektetésként kezelték. Komolyan vették. A papírt is és a felkészülést is. Megértették, hogy szigorúak a szabályok, azonban a szabályok betartásával akarták megindítani a vállalkozást.

Életkorukból adódóan nem volt olyan sok tapasztalatuk, de valahol mindenkinek el kell kezdeni. A jogszabályok sehol sem írják elő, hogy kezdő cégek nem szerezhetik meg a papírt.
Ha megfelelnek az előírásoknak, akkor miért ne indulhatnának kezdők is?
Ha betartják a szabályokat, miért ne lehetne a feltörekvő újaknak is lehetőségük a megmérettetésre?
Ha dolgozni akarnak, miért ne tehetnék? 
Gondolná logikusan az ember. Egészen addig, amíg egy csúcsragadozó ellenőrrel nem találkozik.

Az elejétől kezdve Kornélia és Kornél nagyon lelkesen készültek. Mindent átbeszéltünk és minden információt rendelkezésemre bocsájtottak.
(Lábjegyzet: Tanácsadóként, ha valaki működött már valaha bármilyen tanácsadóként, akkor tudja, hogy ez a tulajdonság ritka, mint a fehér holló. Már pedig egy ilyen macerás eljárásnál, de minden jogi eljárásnál, a teljes információ birtokában lehet egyáltalán eredményre számítani.)

Az első tanácsadás alkalmával leszűrtem a következtetést, hogy a legnagyobb belekötési lehetőség, ahol biztosan be fognak lőni az ellenőrök, az a tény volt, hogy kezdő a cég és a kezdők az ügyvezetők. És én is kezdő voltam, mint tanácsadó.
Ezért különös gondot fordítottam azoknak a pontoknak az előkészítésére, amelyekkel általában a kezdő cégeket szokták az ellenőrök megtalálni, ezt már újoncként is tudtam. 

(Lábjegyet: A minőségbiztosítás az egyik belekötési örökzöld. Teljesen mindegy, hogy mi van a minőségbiztosításban, az ellenőrök majd találnak rajta fogást.A belekötések forrása gyakorlatilag kimeríthetetlen és az ellenőrök nagyon fifikásak.
Mit szoktak találni?
Lássuk csak. Vagy azt mondják az ellenőrök, hogy bizony, nem elég kiforrott a minőségbiztosítás. Legnagyobb sajnálatukra, nem elég részletesen leírtak a folyamatok, nem eléggé kidolgozott az üzleti modell, tehát, szakmai véleményük alapján, a cég nem fog tudni majd működni.
Vagy a másik oldalról azt találják, hogy túl részletesek a folyamatleírások, túl szerteágazóak a táblázatok és túl sok a felsorolás. Eléggé el nem ítélhető módon, túlszabályozottak a folyamatok, túl szigorú a kritériumrendszer, nem kell ezt ennyire részletesen leírni és az ellenőrök szerint ezt egy kezdő cég nem tudja majd betartani, szakmai véleményük szerint így majd nem tudnak működni.
Ó, hogy hányszor hallottam ezeket a kreatív kifogásokat tanácsadói pályafutásom során! Oldalakat meg lehetne tölteni velük.

Látható, ha az ellenőrök bele akarnak kötni valamibe, akkor bármibe bele tudnak, teljesen függetlenül attól, hogy a cég kicsoda, micsoda és valóban alkalmas-e a működésre, vagy sem.

A másik örökzöld téma kezdő cégeknél a szakmaiság feszegetése. Bújtatottan szokott előjönni. Általában a haladási naplóban találnak hibát az ellenőrök, hogy nem az valósult meg az órákon, mint ami a képzési programban le van írva.
Logikus, hiszen ha valaki dolgozik, valóban oktat, akkor a haladási naplóban nagyon ritkán szokott szó szerint az leírva lenni, mint ami a képzési programban. A tartalom, az oktatás tartalma ugyanaz, csak más szavakkal van leírva. Kritikai észrevételek széles palettáját kínálja eme jelenség az ellenőröknek, kedvükre mazsolázhatnak.)

A szemle napján előbb érkeztünk. Minden összekészítve.
A két ellenőrt ismertem korábbról, mindkettővel dolgoztam ellenőrként már szemlén. Akkor még nem mutatták ki a foguk fehérjét, tehát viszonylag nyugodtan vártam az ellenőrzést. Egy szemlét sosem vár nyugodtan az ember, azonban vannak ellenőrök, akik különösen brutálisak tudnak lenni.

A vezető ellenőrről, nevezzük Vulfiának, tudtam, hogy a kezdő, fiatal cég potenciálisan a konkurenciája lehet. Vulfia egyébként a mai napig praktizál, mint felnőttképzési szakértő, azaz ellenőr, most néztem a hatóság által közzétett listában.

Ugyanabban a városban volt a cége, ahová jött ellenőrizni. Később találkoztam vele egy másik potenciálisan konkurens cégnél is, az ország homlokegyenest átellenes pontján, őket ugyanúgy ki akarta csinálni.
Vulfia egy viszonylag nagyobb képző cég tulajdonosa és ügyvezetője volt. Régen benne a szakmában, szakavatott, nem egyszer úszta már át a Dunát.
Én akkor még viszonylag zöldfülű tanácsadó voltam, előtte csak 10-15 szemlén képviseltem ügyfelet. Viszonylag csillogó szemekkel, naiv ártatlansággal gondoltam, hogy a szemle egy eljárás, ahol objektív tények és objektív észrevételek vannak. Nem láttam még, mi tud történni, ha konkurenciához küldenek konkurenciát. Vulfia valószínűleg előre dörzsölte a tenyerét, milyen könnyű lesz kicsinálnia a radaron éppen csak hogy feltűnő, feltörekvő, új, lehetséges versenytársat.

Megérkeztek az ellenőrök. Azonnal megéreztem, hogy valami nem stimmel.
Már az elejétől kezdve mindenbe, az élő fába is belekötöttek. Nem volt olyan pont, amely jó lett volna. Természetesen olyan dolgok kerültek kereszttűzbe, amelyeket többféleképpen lehet értelmezni.

Az ellenőröket nem érdekelte, hogy mivel készültünk, nem érdekelte, hogy kezdő a cég, és mégis mindent meg akarnak tenni, hogy a jogszabályok betartásával kezdjék meg működésüket a felnőttképzésben.
Órákon keresztül záporoztak a kérdések, kritikák, amelyek akkor még a személyeskedés talajára nem mentek át. 

A koronát az ellenőrzésre az tette fel, amikor Vulfia, enyhén leereszkedő, a hatalmuk teljes tudatában lévők felsőbbrendűek hanghordozásával közölt valami olyasmit (a jegyzőkönyvbe az intézmény észrevételeinél szó szerint írtam bele az elhangzott szavakat), itt nem szó szerint idézek, hanem értelmezve, hogy lássuk be, ezek a fiatalok alkalmatlanok arra, hogy egy képző céget működtessenek. Ő bizony nem engedi őket ki a piacra.
Csak az jutott eszembe, hogy azon kívül, hogy potenciális konkurenciát jelentenek a csúcsragadozó Vulfiának, potenciális veszélylehetőséget, más oka nincs a rengeteg belekötésnek.

Éppen ezért, amit érdemes tudnod a csúcsragadozó ellenőrökről:

A csúcsragadozó ellenőrök, mint amilyen Vulfia is, jól felkészültek. Tapasztaltak, tudják a dolgukat. Régóta vannak az üzletben, sok emberrel üzleteltek már.

Mesterien bánnak a szavakkal. Biztos, stabil nem csak a szakmai, hanem a jogszabályi tudásuk is. Virtuózan alkalmazzák a különböző szabályokat, úgy forgatják őket, hogy az a számukra kedvező legyen.
Nem csak szakmai tudásuk kikezdhetetlen, hanem elsőrendű emberismerők is. Úgy olvassák az emberi lélek apró rezdüléseit, mintha nyitott könyv lenne. Kiváló szimatuk van. A legkisebb bizonytalanságot, a legapróbb kétség-rezdülést is megorrontják. Ilyenkor gyilkos ösztönükkel azonnal rávetik magukat az áldozatra, addig marcangolják a húst, amíg csontig nem érnek. A hatalom adta önbizalommal telve nem ismernek kíméletet.
Támadásaikat bravúrosan, előre megtervezetten hajtják végre, nem hagynak teret a véletlennek.

A leggyilkosabb a csúcsragadozó ellenőrökben azonban mégis talán a stílusuk.
Az ellenfél megsemmisítését a kedvesség és az "én csak jót akarok neked" mottója alatt hajtják végre. Ez az álca, miközben a mozdulataik, a szavaik csak róluk szólnak, az ő érdekeikről.
Vulfia esetében ez nem más, mint – általában a legtöbb csúcsragadozó ellenőrnél – hogy konkurenciát ne engedjen be a piacra.

Mi történt ennél az esetnél? 

Az ellenőrök hosszasan írták a jegyzőkönyvet. Teleírták a fájlt az összes nem-megfelelőséggel, amit csak kit tudtak találni, amibe csak bele tudtak kötni.
A végén átadták elolvasásra úgy, hogy akkor ugye nem lesz a képző cég részéről észrevétel.
Csalódást kellett nekik okoznom. Ugyan hátulgombolós tanácsadó voltam akkor még, de tudtam, hogy a hatóság a jegyzőkönyv alapján dönt. Tudtam, hogy ezt a jegyzőkönyvet nem lehet szó nélkül hagyni. Sőt. Vulfia azt a megjegyzését sem, hogy az ő személyes véleménye (nem a tények, a személyes véleménye) alapján a képző nem alkalmas a működésre, az is bekerült a jegyzőkönyvbe. 

Közel két órán át írtam a jegyzőkönyvbe a képző észrevételeit, táblázatba szedve, oldalakon keresztül. Válaszképpen előjött a csúcsragadozói mentalitás. Mi az, hogy a képző ellenvetést merészel tenni? Ők sommásan meghozták véleményüket, ítéletüket a cégről, legyen ez elég.
Ilyen és hasonló jellegű érvekkel szokták az ellenőrök rávenni a képzőket, hogy ilyen és hasonló szemlék után ne írjanak észrevételt a jegyzőkönyvbe.

A szemlék sosem arról szólnak, hogy barátian elcsevegünk egy tea, vagy egy kávé mellett.
Emberi lények vagyunk.
Az a vállalkozó, tulajdonos, ügyvezető vesse rá Vulfiára az első követ, aki nem akar álmában keresztbe tenni a konkurenciának. Bárki? Jelentkező? Na ugye.
De azért nagy különbség van aközött, hogy keresztbe teszek a konkurenciának, és aközött, hogy valaki az állam által rátestált ellenőri tisztségét felhasználja azért, hogy először is megnézze, mit csinál a potenciális konkurencia, másodszor meg, ha csak teheti, megakadályozza a konkurencia, vagy potenciális konkurencia üzleti terveit.

Vulfia mindent megtett, hogy ne sikerüljön a képző cégnek a papírt megszereznie. Minden eszközét bevetette, hogy a kezdő cég ne léphessen ki a piacra. Minden taktikai húzás előkerült, hogy a két fiatal ne kezdhesse meg a működést. A hatóság azonban a jegyzőkönyv alapján döntött. Ha nem írom bele a jegyzőkönyvbe az intézmény észrevételeit, egészen biztosan nem kapja meg Kornél és Kornélia a papírt.

A tanulság ebből az esetből az, hogy bármi is történjen a szemlén, bárhogyan is cselekednek az ellenőrök, bármit is mondjanak, a képző intézmény észrevételeit a jegyzőkönyvbe le kell írni, ha nem-megfelelőség van és nem értünk vele egyet.
A hatóság a jegyzőkönyv alapján dönt, kulcsfontosságú, hogy ott mindkét fél meg hallgattassék. 

Annál is inkább, mert az ellenőrzések tudnak kiszámíthatatlanok lenni. Itt olvashatsz róla.