A szemlék kiszámíthatatlansága – Ellenőrzési Esettanulmány 2

Mi a jó felkészülés titka? Hogyan lehet az ellenőrzésen talált nem-megfelelőségből megfelelőséget csinálni? Erről szól a mai írás.

A felnőttképzési ellenőrzésre felkészülés utolsó részének jegyében szemléken megtörtént eseteket írok le. A neveket megváltoztatom, az események a lényeg.
Nincs két egyforma ellenőrzés. Ezért is tudnak neked segíteni az esettanulmányok, mert így bepillantást nyerhetsz a kulisszák mögé, hiszen a legtöbben nem ellenőrzéseken töltik idejüket.
A sok ellenőrzésből, amelyeket végigcsináltam, azokat válogatom ki esettanulmánynak, amelyek a nem egyforma ellenőrzések közül is kilógtak a sorból.

A szemléknek a kiszámíthatatlansága és alapvetően a tervezhetetlensége a legkeményebb dió, amellyel egy ellenőrzés során szembe kell nézni.
A legrosszabb azonban képzőként a kiszolgáltatottság érzése. A hatóság a jegyzőkönyv alapján dönt. A jegyzőkönyvet pedig az ellenőrök írják. Az ellenőrök tisztában vannak a képző kiszolgáltatottságával, amelyet aztán vérmérséklettől függően kezelnek.

Három szerepben éltem át ellenőrzéseket: mint tanácsadó, mint a saját cégem képviselője és mint ellenőr, ezt utoljára 2010-ben tettem.

A három szerepből a tanácsadói követeli a legnagyobb felkészültséget. Tanácsadóként a kiszámíthatatlansági faktor hatványozódik. Ellenőrként az ügyfél kiszámíthatatlanságával kell csak számolni, azonban mivel a szabályok döntően az ellenőröknek kedveznek, ezért ellenőrként szinte nem is létezik olyan faktor, amely tényleg alapból befolyásolná az ügymenetet.
Tanácsadóként azonban nem csak a hatalmat gyakorló ellenőrök szeszélyei, hanem az ügyfelek meglepetésszerű ötletei is tudnak ősz hajszálakat okozni.

Van, amikor az ügyfél azért kiszámíthatatlan, mert tényleg nem tudja, hogy amit csinál, az nem jó. Van, amikor azért, mert egyszerűen csak rossz napja van, vagy éppen azt gondolta, hogy jó az, amit tesz. És vannak azok az ügyfelek, akik valamiért, erre a mai napig nem jöttem rá, hogy miért, mintha direkt mellényúlnának.

A mai eset egy olyan szemlét ír le, amikor az ügyfél hibázott. Jóindulatú hiba volt. Azonban ugyanúgy bukás lehetett volna a vége.
Az ellenőrök nem voltak csúcsragadozók, hanem a korrekt, munkájukat részrehajlás nélkül végző ellenőrök típusába tartoztak. Az adott helyzetben azt tették, amit egy ellenőrnek tennie kell: feltárták az ebben az esetben jogos nem-megfelelőséget és beírták a jegyzőkönyvbe.

Egy ilyen esetben a kérdés: lehet-e a nem-megfelelőségből megfelelőséget csinálni?

Az ügyfél régi ügyfelem volt, Jusztínia. A saját korosztályom. Könnyen megtaláltuk egymással a hangot, annál is inkább, mert talpraesett csaj, aki régóta állt a saját lábán.
A cége egy vidéki középvárosban volt, Magyarország-szerte hét országra szóló, pozitív hírnevű hely.
A szemle napja egy felhőtlen tavaszi napra esett.

Akkoriban kb. fél órával a szemle kezdete előtt érkeztünk meg a helyszínre. Aznap is így volt. Közel voltunk már, amikor csörgött a telefon. Jusztínia volt. Az ellenőrök megérkeztek, 45 perccel a szemle hivatalos kezdete előtt.
Legyen ez számodra is egy tanulság. Teljesen mindegy, milyen időpontra van kiírva az ellenőrzés, légy készen már egy-két órával előtte és az egész napot tett szabaddá.
(Lábjegyzet: Ettől az esettől kezdve már mindenhová egy órával a szemle hivatalos kezdete előtt érkeztem. Mivel én sem vagyok robot, nem vagyok tökéletes, egy esetben volt csak, hogy nem így történt. Pont akkor nagyon rosszul jött ki, de erről majd később.)

Egy szó, mint száz, mire odaértünk, már elkezdődött az ellenőrzés.
Jól mentek a dolgok. Jusztínia nagyon felkészült. Tudom, a tanácsadások során mindent átnéztünk. Sok képzés volt, Jusztínia rutinos képzőként viselkedett.

Az ellenőrzés ment, mint a karikacsapás.
Először a szokásos dolgok jöttek, céges papírok, miegymás. Minden rendben. Utána az ellenőrök megnézték nagyon alaposan egy lezárt tanfolyam teljes dokumentációját. Minden betűt elolvastak, minden i-re rátették a pontot. Minden rendben volt. Tudtam, mert átnéztem az anyagokat.

Ekkor hátradőltem, gondolatban. Szépen végigzongoráztam magamban az elkövetkezőket.
Még egy folyamatban lévő képzés átnézése jön. Tá-táááám. De hát ott sokkal kevesebb papírt kérhetnek, és Jusztínia jól vezette az adminisztrációt. Tim-tirim. Utána a minőségbiztosítás, ahol pontosan tudtam, hogy szintén minden rendben van, a szokásos kifogásokra meg felkészültem.
Trállálá, sétagalopp.

Nem.
Ugyanis ettől a ponttól kezdődött a tánc. Legyen ez a másik tanulság. Ezért is lett ez a pont a harmadik szabály az Ellenőrzési Etikettben: Amíg nincs aláírt jegyzőkönyv, addig nincs vége. Addig nem lehet hátradőlni. Sem fizikálisan, sem gondolatban, sehogy.

Mi történt?
Az ellenőrök elkezdték átnézni a folyamatban lévő képzés papírjait. Tehát ez egy olyan tanfolyam volt, amely az ellenőrzés időpontjában még tartott.
A felnőttképzési szerződésekhez értek.
A felnőttképzési szerződések kulcsfontosságúak a felnőttképzésben. Ellenőrzések eredménye áll, vagy bukik rajtuk. Emlékeztetőül: előzőleg már átnézték egy tanfolyam anyagát, ahol mindent rendben találtak. A felnőttképzési szerződéseket is.

Az ellenőrök feltették a következő, sorsdöntő kérdést:
Ez ugye ugyanaz a felnőttképzési szerződés, mint amit már láttunk?
(Lefordítva: nem akarjuk még egyszer átnézni, látjuk, hogy jól dolgozol, kérlek, legyen ugyanaz.)
Mire Jusztínia habozott, mielőtt válaszolt volna, majd valami olyasmit mondott, teljes őszinteséggel, bízva, hogy az ellenőr azért van ott, mert a barátja, és hogy annyira nem is gáz, meg bigyó, szóval valami ilyesmi jött ki belőle, hogy ööööööö, igen, izé, nagyjából.

Bummmmm.
A felhőtlen tavaszi nap tüstént tovaszállt, a derült égbolt helyén viharfelhők kezdtek gomolyogni.
Azonnal vigyázzba vágtam magam. Az érzékeim kiélesedtek. Az agyam megnyomta a vészcsengőt.
Akkor már nem voltam kezdő tanácsadó, de még vérprofi sem. Mondjuk azt, hogy haladó. Bármennyire is nem voltam akkor még vérprofi, tudtam ezen a ponton, itt valami gond lesz. Valami, amit Jusztínia nem mondott el nekem, valószínűleg, mert szégyellte, vagy nem érezte fontosnak, vagy bármi miatt, viszont most ki fog derülni. És ez nem lesz túl jó.
És mivel a felnőttképzési szerződésről volt szó, egy hang azt súgta, hogy ez a valami bukó-tényező lesz.

Érdekes az ellenőrzések emberi pszichére gyakorolt hatása. Valamiért a legtöbb emberből kihozzák az őszintét. Akkor is beszélnek, ha nem kellene.
A csúcsragadozók valószínűleg ezért is kedvesek. Tudják, hogy ezzel jobban meg tudják beszéltetni az embereket.

(Lábjegyzet: Sok ellenőrzésen voltam és sok ügyvezetőt láttam ellenőrzéseken.
Vannak az Óvatos Oféliák/Ottók.
Ez a típus egyébként a viszonylag legritkább, főleg értelmiségnél, főleg képzéseknél.
Csendes, keveset beszél, sokat figyel.
Általában ellenfélként tekint az ellenőrre. Nagyon nem komázza, hogy idegenek beleturkálnak a dolgaiba. Felkészült és ugyanezt elvárja az ellenőrtől. Nem szereti a sok beszédet, a közvetett utalgatásokat, a szempilla alóli pillantásokat. Az egyenes, direkt beszédet díjazza, amikor a pontosan elmondják neki, mit akarnak tőle. Fair módon játszik és ezt várja el a másik féltől is.
Ez a típus egyébként az engedély 2013-as belépésével viszonylag el is tűnt a színről. Ezek az emberek nem kedvelik az állami tutujgatást, inkább eleveztek szabadpiaci vizekre.

Aztán vannak a Tüsténkedő Teodórák/Tiborok.
Tanácsadói és ellenőri szemmel is a legidegesítőbb típus. Miért? Mert folyton fel-le ugrálnak, szinte megállás nélkül beszélnek és általában a legrosszabb pillanatban szólalnak meg a lehető legrosszabb módon és a legrosszabb üzenettel.
Folyton bólogatnak mindenre, amit az ellenőrök mondanak és ha bármi hiba van, azonnal kétségbeesnek és elkezdenek kapkodni, valamint a tanácsadót hibáztatják. A magyar oktatásban eltöltött hosszas idő kellő mennyiségű megfelelési kényszert fejlesztett ki bennük.
Általában sok képzésük van és sok emberrel tartják a kapcsolatot.

És végül, de nem utolsó sorban, vannak a Jópofizó Jozefinák/Józsik.
Ők azok, akik hajlamosak úgy kezdeni az ellenőrzést, hogy "A múltkor a Pistával a minisztériumban." Megállás nélkül haverkodnának az ellenőrökkel, azzal a tipikus jópofizós hanghordozással, amelyet évtizedek alatt fejlesztettek ki magukban, külön erre a célra.
Általában az 55 feletti korosztály képviselteti magát ennél a típusnál. Inkább férfiak, mint nők. Egyszer-kétszer láttam Jópofizó Józsit a harmincas korosztályból. Nekik ez még nem áll jól, – ha egyáltalán jól áll valakinek is – tenyérbemászó.

A Jópofizó Jozefinák/Józsik képességeik csúcsát legfőképpen a szintén 55 feletti, főleg férfi ellenőröknél futják ki. Talán nem véletlen. Lehet, ők pontosan tudják, hogy ez mennyire célt ér.

Egy adott kor után a férfiaknál, talán a szexuális teljesítőképesség csökkenésével, talán a kapuzárási pánik, talán más miatt, mindenesetre nő az ego már-már kielégíthetetlenül zsarnoki vágya a konstans kiteljesedés után.
Ha már a másik nemmel (vagy éppen nem) nem tudják művelni vízszintesen/függőlegesen/sréhen/fejjel lefele az ágyban/kanapén/asztalon/stégen, akkor művelik számos más emberrel, az íróasztal kényelme mögül, ülve, papírral és tintával.

Ez teljesen tudományos tény. Napoleon Hill is írt róla a Gondolkozz és gazdagodj! c. könyvében. Ez nem más, mint a szex-transzmutáció, azaz a szexuális energia átcsatornázása más területekre.

Így hát, egy bizonyos kor után a férfiak piciny lelke törékennyé válhat és az ego folyamatosan, égőn vágyik a megerősítésre (értsd: nyalás mások által). Ha nem kapja meg, könnyen törni-zúzni kezdhet.
A Jópofizó Jozefinák/Józsik ezt az űrt vélik betölteni és arra bazíroznak, hogy az ellenőrök lelki világának cirógatásával majd jobb helyezést érnek el. Annyira nem lőnek mellé, van, akinél ez beválik.)

Mindenesetre, ezen a szemlén Jusztíniából kibukott az őszinteség.
Az ellenőröknek nem kellett kétszer mondani. Ahogy én is megéreztem, hogy itt most dőlni fog, na nem a lé, hanem valami egészen más, úgy ők is valószínűleg megérezhették ugyanezt. Két, 50 feletti nő ellenőr volt, nem ez volt az első rodeójuk.
Na, gondolták, jackpot. A későbbi események igazolták előrejelzésüket.

Részletesen elkezdték átnyálazni a felnőttképzési szerződést.
És megtalálták. Avagy inkább, nem találták meg.
A felnőttképzési szerződésben már akkor is volt egy olyan pont, hogy a képzés díját meg kell adni abban az esetben is, ha a tanfolyam pályázati pénzből van megtartva.
Ilyen esetben nem a résztvevő, nem a tanítvány fizet, hanem helyette általában munkáltatója, a képzés díjának azonban ott kell lennie.
Nos, itt nem volt ott. Azok a pontok üresen lettek hagyva. Nem volt ott az információ.

Jusztínia válasza: az állami hivatal, aki megrendelte a képzést, nem engedte azokat a részeket, hogy kitöltsék a szerződésben.
Mire az ellenőrök: ezt ők mélységesen megértik, teljesen átérzik Jusztínia helyzetét, ők is tudják, milyenek az állami hivatalok. Azonban ez így nem szabályos, ellenkezik a törvénnyel.
A felnőttképzési szerződések hiányosak, a résztvevők nem lettek a törvényben előírtak alapján tájékoztatva, tehát a szerződések jogilag érvénytelenek. Magyarul, nincs felnőttképzési szerződés. Bukó-tényező.

Nekem ekkor először az jutott eszembe: és én erről miért csak most értesülök? A tanfolyam az utolsó tanácsadás után indult, Jusztínia és az asszisztense mindent megkérdeztek, folyamatosan e-maileztünk. Még azt is megkérdezték, hogy milyen színű tollal írják alá a minőségbiztosítási dokumentációkat. Mindent megkérdeztek. Kivéve ezt.

Ezen a ponton viszont el kellett kezdenem gondolkozni, a jog eszközével hogyan tudunk a nem-megfelelőségből megfelelőséget csinálni.

Ilyenkor szokott amerikai filmekben optimista, gyors zene szólni, a főhős töri a fejét, intézkedik, és a félperces bejátszás után tá-tááám, megvan a megoldás.
Ez itt most nem fél perc volt és nem is szólt alatta optimista zene, de lehetett kezdeni valamit a helyzettel.
A felnőttképzési szerződéseket újrakötöttük. Aztán elküldtük a hatóságnak hiánypótlásként. Ott elfogadták és így a nem-megfelelőségből megfelelőség lett. Óriási mázli volt, hogy folyamatban lévő képzésről volt szó. Lezárt képzésnél ezt már nem lehetett volna megjátszani.
Minden jó, ha a vége jó.

A tanulság sokrétű, de a legfontosabb, a legis-leges-legfontosabb mégis csak az, hogy az ellenőrzés nem vicc. Észnél kell lenni. Ezért is nehéz és ezért is csinálják olyan kevesen jól.
Na meg azért is, mert az ellenőröket sem nagyon kell félteni. Miért? 

Katt ide.