Az ellenőrzés megkezdése

Megérkezett az ellenőrzés napja. A feszültség a levegőben. Az ellenőrök csöngetnek, vagy kopogtatnak, vagy ha olyan az iroda, egyszerűen csak belépnek. Hogyan kezdődik? Mi fog történni? Mire érdemes figyelni a kezdésnél? Erről szól a mai írás.

Hosszú évek tapasztalata után kijelenthetem, nem volt két egyforma felnőttképzési eljárás, amit láttam. Akár a saját cégemről volt szó, akár ellenőrként, akár mint ügyfél képviselőjeként. 
A felnőttképzési engedély és elődje, a felnőttképzési akkreditáció legfőképpen a minőségbiztosításról szól, azonban ez a minőségbiztosítás a saját tapasztalatom alapján a szemléken nem mindig jelent meg.

Kiszámíthatatlan volt, hogy mikor mi fog történni. Kiszámíthatatlan volt az is, hogy melyik ellenőr éppen mibe köt bele.
Nem egyszer előfordult, hogy amit az egyik ellenőr az egyik ellenőrzésen tökéletesen rendben lévőnek talált, egy másik ellenőr egy másik ellenőrzésen problémásnak vélt és nem-megfelelőségként kezelte. Álláspontom szerint az ellenőrök felkészültsége és jogszabályismerete nem mindig volt egyenletes. Azokról az ellenőrökről meg aztán ne is beszéljünk, akik az állam által rátestált hatalmukat arra használták, hogy a konkurenciát kifigyeljék, vagy éppen akadályozzák.

A tanácsadási gyakorlatom elején volt például az az eset, amelyet az egyik ügyfelem mondott el. Akkor még nem voltam ott személyesen a szemléken, "csak" az anyagokat raktam össze az ügyfeleknek. Ez a gyakorlatom nagyon hamar megváltozott, főleg az itt következő és hasonló történéseknek köszönhetően. Ez az ügyfél cégeknek tartott kihelyezett vállalati tanfolyamokat. A legnagyobb ügyfele egy nagy multi volt, rengeteg megrendeléssel. 

Egy olyan vezető ellenőrt küldtek ki hozzá, akinek szintén saját cége volt és a saját cége szintén cégeknek tartott kihelyezett vállalati tanfolyamokat. 
 A dokumentációk átnézésekor a vezető ellenőr követelte, hogy a nagy multival kötött szerződést mutassák meg neki. Elvileg ez nem volt tárgya az eljárásnak. Ügyfelem felkészült és a megrendelési díjat leragasztotta post-it-tel. 

Az ellenőr fogta magát, letépte a post-it-et és elolvasta, az ügyfél mennyiért dolgozik a nagy multinak. Ismétlem, egy olyan ellenőrről volt szó, akinek magának is cége volt és szintén nagyvállalatoknak is adott vállalati tanfolyamokat. Ellenőri szerepét arra használta ebben az esetben (lehet, más esetekben is), hogy kiszaglássza a konkurencia üzleti titkait.
(Javaslat: az ilyen, az eljáráshoz szorosan nem tartozó és üzleti titkokat is tartalmazó információkat tartalmazó dokumentációkat érdemes lemásolni és az üzleti titkokat kisatírozni.)
Az ügyfelem fel volt háborodva. Nem értette, ez hogyan történhetett meg. Akkor még én sem, kezdő tanácsadó voltam. Később még ennél is cifrább eseteket láttam, azokat már saját szemmel. Akkorra már megértettem miért viselkednek úgy az ellenőrök, ahogy. 

Hogyan alakulhatott ez ki, hogy adott esetben konkurencia mehet ellenőrizni konkurenciát egy állami eljárásnál? Ha csak így nem...

"Ifj. özv. dr. Edelstein Frigyes telefonja megcsörrent. Éppen a legújabb üzleti stratégiáján filózott. Azt próbálta kisakkozni, kit fog ki ellen kijátszani, hogy a végén ő járjon a legjobban, mint mindig. 
Mérges volt, hogy a telefon megzavarta, Wagner A valkűrök lovaglása örök érvényű melódiájával. 

A dallammal is mutatta többek között, hogy származása ellenére részéről nincs harag, ő nyitott ember. Igazából közeli barátai és meghitt ellenségei tudták, hogy ifj. özv. dr. Edelstein Frigyessel kapcsolatban, a bankszámláján kívül – amelyre 0-24-ben várta barátaitól, rokonaitól, üzletfeleitől, rajongóitól, ellenségeitől és lekötelezettjeitől a kisebb-nagyobb adományokat – nyitottságról nem nagyon lehetett beszélni. Soha semmit nem tett anélkül, hogy háromszor át ne gondolta volna és hogy ne várt volna érte később valamit. Még az egyháznak adott adományait is befektetésként kezelte. Minden befektetésétől minimum háromszoros hasznot várt el. 

Megnézte a mobilját. Kalinka elvtárs kereste. Magában gyorsan végigfuttatta a Kalinka-egyenletet. 
A mérleg serpenyőjének egyik felébe gondolatban berakta, hogy éppen egyik kedvenc foglalatosságában zavarták meg. 
A másik serpenyőben viszont ott volt a kíváncsiság. Kalinka elvtárs tartozott neki.

- Szervusz Gábor - mondta ifj. özv. dr. Edelstein Frigyes a telefonba, azzal a kedvességgel, amely immár védjegyévé vált. Alapelve volt, hogy úgyis a legtöbb partnerénél jobban fog járni, akkor ezt akár megteheti kedvesen is. Érezzék a törődést, miközben éppen beakasztja nekik.

- Frici, most jövök a minisztertől. - Kalinka elvtárs hangja kissé zaklatottnak hallatszott.

- Bélától?

- Naná, hogy Bélától, ki mástól? - mondta Kalinka felháborodva.

- Ó, Gábor, ne haragudj, tudod, számos üzleti ügyem révén több minisztériummal állok összeköttetésben.

Kalinka elvtárs magában káromkodott egy sort. Tudta, érezte, hogy Frici ki fogja készíteni. A kérdés csak az volt, hogy mennyire és mennyibe fog ez a végén neki fájni. Magától értetődik, hogy nagyjából képben volt Frici üzleti ügyeivel kapcsolatban, habár ifj. özv. dr. Edelstein Frigyesen kívül senki sem ismerhette a teljes képet.

Fricinek volt egy viszonylag nagy képző cége, amely szépen jövedelmezett, csurrant-cseppent havonta pár milliócska belőle. Régebben a felesége csinálta, az ő halála után átadta az üzemeltetést az anyósának. A képző cég azonban csak fedő cég volt, amely kellően ájtatos és társadalmilag hasznos homlokzatot adott ahhoz, hogy Frici a jóval nyereségesebb üzleti érdekeltségeit teljes titokban űzhesse.

- Mindegy, hagyjuk, mit hallottál mostanság Béláról? - Kalinka elvtárs gondolatban legyintett egyet.

- Mire gondolsz?

- A bársonyszékére.

- Csak nem pályázol rá?

- Hülye vagy? Nem ezt tanultam Rákosi pajtástól. Nem ettem én meszet. Dehogy is, jól elsenyvedgetek itt a kis parlamenti irodámban a szívem csücske, barokkosan díszített ál-ónémet mahagóni utánzat íróasztalomnál. Nem, arra gondoltam, hogy hallottál-e valamit arról, hogy inogna-e az a szék?

- Hm. Különben meg, hagyd Rákosi pajtást, nagyanyai ágon távoli rokonom, ismerem az ügyes-bajos dolgait.

ifj. özv. dr. Edelstein Frigyes természetesen hallott a miniszter problémáiról. Aha, gondolta magában, szóval erről fúj a szél. Gyors számvetést készített fejben Kalinka tartozásáról és arról, hogy mennyit kér érte cserébe. Megvolt a megoldás.

- Te tudsz valamit! - kiáltotta Kalinka elvtárs egyszerre felháborodottan és reményteljesen.

- Ez akár igaz is lehet.

- Ne bomolj! Neked is ugyanolyan fontos, hogy Béla még egy ideig a helyén maradjon. Most képzeld el, hogy pont ebben a pillanatban valaki más ül a helyébe és kezdhetjük, ha nem is elölről, de mindenesetre jól megdolgozhatjuk az új embert is, amikor a törvény már a finis felé közeledik.

- Kétségtelenül gondot okozna most egy váltás.

- Szóval, mit tudsz?

- Mielőtt erre rátérnénk - és itt ifj. özv. dr. Edelstein Frigyes tartott egy hatásszünetet - először is, mit szólnál, ha beszélnénk arról, amiről a múltkor úgy félbemaradt a társalgás.

- He? - Kalinka elvtárs protelárébersége egy erőteljes, igazi munkás mozdulattal megnyomta a vészcsengőt. Most jön az a rész, amit előre tudott, hogy később meg fog bánni.

- Arra gondoltunk a többiekkel ultizás közben, hogy nem elég, hogy a, fogalmazzunk úgy, új védővámmal lesz egy kör, aki hozzájuthat a zsírosabb falatokhoz. A zsírosabb falatokat szeretnénk megvédeni a feltörekvőktől, akik sajnálatos módon egyre többen vannak. Olyanban gondolkozunk, hogy mi, értsd a mi embereink, ellenőrizhetnénk mindenki mást is.

- Ez nem ütközik valami törvénybe? - Kalinka elvtársnak nem voltak skrupulusai a jogszabályokkal kapcsolatban, ellenben időt akart nyerni, mert zsigereiben érezte, mi következik.

- Weisz Pistának volt erre egy korszakalkotó ötlete...

- Mindjárt gondoltam.

- Kérlek, akár abba is hagyhatom. Hogy ne szaporítsuk tovább a szót, az ellenőrökkel alá kellene íratni valamiféle nyilatkozatot, hogy ahová kimennek ellenőrizni, azzal a céggel nincs kapcsolatuk. Így teljesen le van védve az ügy, hiszen azt nem írják le, hogy persze, hogy nincs kapcsolatuk a céggel, hiszen konkurencia. Ééééééérted?

- Jajjjj, miért pont engem pécéztél ki? Engem, akinek három gyereket, 8 unokát, 7 macskát és négy kanárit kell etetnem?

- Semmi gond, akkor megvárjuk, mi lesz Bélával. Vagy marad, vagy inkább nem.

- Tudtam, tudtam, hogy megint többet akarsz. Mindig ez van. Jó, rendben, megnézem, mit tehetek.

- Megnézed, mit tehetsz?

- Igen, borítékolhatod, meglesz, amit kértetek. - mondta Kalinka elvtárs elcsigázottan, magában már összeszámolta, hány szívességet kell ezért majd beváltania. 

- Ez máris jobban hangzik - jelentette ki önmagával teljesen elégedetten ifj. özv. dr. Edelstein Frigyes.

- Na, akkor mondod már, mi van Béla körül?

- Ja, hogyne, természetesen, majdnem ki is ment a fejemből. Bélánk szemet vetett Cseszneki Tódor feleségére. Annyira hevesen udvarolt, hogy egy ötcsillagos hotelben kötöttek ki. A probléma csak az, hogy nem tudta, a férj balkézről sógora a miniszterelnök kedvenc nagynénikéjének, akinek imádott unokaöccse a hotel tulajdonosa. A miniszterelnök fülébe jutott az eset.

- Neeeee már! Ennyi? Emiatt inog az a bársonyszék?

- Na de Gábor! Nem most jöttél le a falvédőről! Sosem szakmai indokok miatt mondanak fel, az csak falból van. Pontosan tudod, hogy egy bizonyos szint után már semmihez sem értünk a kavaráson, a politizáláson és a smúzoláson kívül. Mintha te nem ebbe a klubba járnál, komolyan mondom. Ezt tanultad Rákosi pajtástól?

- Grrrrr. - Kalinka kezdett méregbe gurulni.

Ifj. özv. dr. Edelstein Frigyes rájött, talán kicsit túl lőtt a célon. Teringettét, gondolta, most aztán többet kell majd adnom, mint gondoltam.

- Persze, hogy csak ennyi! Sesé lá fámm, mondaná a művelt hottentotta, ha tudna németül. Keresd a nőt.

- Mit lehet tenni?

- Majd megpróbálom elintézni.

Kalinka elvtárs kinyomta a telefont. Egyszerre volt mérges és megkönnyebbült. Kicsit fájt a pocija is, mindig ez volt, amikor rengett egy miniszteri szék. 
Ifj. özv. dr. Edelstein Frigyes pedig visszatért kedvenc stratégiai elmélkedéséhez. Hol is tartott? Hopp, ez az. És ekkor eszébe jutott egy még jobb húzás."

(A fenti jelenetben mindennemű hasonlatosság valós személyekkel és/vagy tényekkel és/vagy eseményekkel pusztán a véletlen műve.) 

Egy szó, mint száz, az ellenőrzés konfliktushelyzet és mint ilyen, kiszámíthatatlan.  

Még az sem biztos, hogy a jegyzőkönyv szerinti sorrendben mennek majd az ellenőrök. Általában, az esetek 95 százalékában igen, de 100 százalékra nem lehet megtippelni.
Az ellenőrök viselkedését előrejelezni, ehhez nagy tapasztalat szükségeltetik. Inkább művészet, mint szakma, habár vannak bizonyos visszatérő motívumok. Azonban arra alapozni, hogy majd mindent megtippelsz, ez nem feltétlenül a legjobb stratégia.

Ezért is fontos, hogy elsősorban saját magadat ismerd. Ha tudod, név szerint kik jönnek, mint ellenőrök, akkor az ő hátterüknek is utána tudsz nézni. Összeállítottad a papírokat, mindent átnéztél, a helyszínt is rendbe raktad. Most várjátok az ellenőröket.

Mi fog történni?

A legtöbb ellenőr pontosan fog érkezni.
A több száz esetből néhányszor fordult csak elő, hogy vagy jóval korábban érkeztek az ellenőrök, vagy késtek. Tehát erre is érdemes felkészülni, hogy korábban jönnek. Egy órával az ellenőrzés előtt már minden legyen készen.

Ha jót akarsz magadnak, akkor ne akard, hogy az ellenőrök késsenek. 
Ha az ellenőrök késnek, akkor mindig a képzőn vezetik le a késés miatti feszültségüket. Mindig. 
Ez alól nincs kivétel, én legalábbis még nem láttam. Nem mondják azt, hogy elnézést, később indultam, vagy elnézést, nem találtam ide. Ha mondják is, akkor is, a késés miatt bosszús hangulatban kezdik a szemlét és még az élő fába is belekötnek.

Apropó, a helyszín.
Ha tudod, hogy nehéz hozzátok odatalálni, és tudod előre, kik jönnek, érdemes velük e-mailben, vagy telefonon felvenni a kapcsolatot és elküldeni nekik részletesen az útvonalat. Igen, a GPS korában is.
Saját tapasztalat, vannak nagyon nehezen megtalálható helyszínek. Volt olyan helyszín, egy vidéki város külterülete, ahol az út egy hosszú, egyenes út volt, változó útnevekkel és a számozás is össze-vissza volt. 27 után jött a 99. A GPS sem találta a helyszínt. Aztán megtaláltuk, de nem volt egyszerű.

Ha ilyen helyszíned van, akkor saját érdekedben, küldd el az ellenőröknek az odatalálást. Örülni fognak neki, te pedig annak fogsz örülni, hogy időben megérkeznek és nem azzal kezdik az ellenőrzést, hogy bosszankodnak azon, milyen nehéz volt odatalálni.

Tehát megérkeznek a helyszínre az ellenőrök.
Tíz szemléből kb. nyolc fagyos hangulatban szokott elkezdődni, amely fagy később sem nagyon enged fel. Ritka a jó hangulatú ellenőrzés. Valamiért az ellenőrök azt gondolják, hogy ha kellően fagyos a hangulat, akkor ez aláhúzza az ellenőrzés komolyságát. A csúcsragadozó ellenőrök kedvességét ne keverjük össze a jó hangulattal.

Amikor megérkeznek, érdemes hagyni az ellenőröknek egy kis időt, hogy akklimatizálódjanak.
Nagyon sokan ilyenkor elkövetik azt a hibát, hogy egyből "lerohanják" az ellenőröket. Nem is tehetnének rosszabbat. Vannak ellenőrök, akik messziről érkeznek, pár száz kilométerről. Vezettek, megérkeztek, először általában szeretnének lepakolni. Ha ilyenkor azonnal az eljárással meg a tüsténkedéssel kezd a képző, nagyon könnyen nyűgös ellenőröket faraghat a simán csak fagyos ellenőrökből. Nyűgös-fagyos kombináció nem a legjobb kombináció. 

Az ellenőrök megérkeztekor a legjobb, amit lehet tenni, hogy bevezetitek őket abba a helyiségbe, ahol a papírokat fogjátok átnézni. Úgy érdemes kialakítani a termet, vagy az irodát, hogy a két, vagy három ellenőr egymás mellé egy asztalnál le tudjon ülni és közelben legyen egy konnektor. 
Hozni szokták magukkal a laptopjukat, és azon írják a jegyzőkönyvet, ezért nem árt, ha van az asztal közelében egy konnektor.

Az asztalnál, az ellenőrökkel szemben, érdemes az intézmény képviselőinek, általában két embernek leülni. 
Miután adtatok az ellenőröknek időt, hogy kifújják magukat, beizzítsák a laptopot, kipakolják a kipakolandókat, ezután általában ők, egészen pontosan a vezető ellenőr szokta elkezdeni a szemlét. 

Ezen a ponton az intézmény képviselője ne beszéljen sokat. Később se, de ezen a ponton pláne ne. 

És a világ összes kincséért, ha a vezető ellenőr megkéri, hogy a képző intézmény képviselője mutassa be pár szóban az intézményt, akkor ebből ne legyen félórás önfényezés. Erre a kérdésre, hogy "Kérjük, mutassa be az intézményt, hová jöttünk!" egyébként érdemes előre felkészülni, pár mondat. Ne túl sok, ne túl kevés. Vannak ellenőrök, akik rákérdeznek és ha frappánsan megoldod, jobb helyről indulsz.

Megkezdődik a szemle, az ellenőrzés.
Milyen sorrendben jönnek a dokumentumok? Hogyan érdemes viselkedni ellenőrzés közben?

Katt ide az Ellenőrzési Etiketthez.