Ki legyen a soros az intézmény részéről az ellenőrzésen?

A felnőttképzési ellenőrzés jogi eljárás, emberekkel.
Mindkét oldalon emberek vannak. Az intézmény oldalán és az állam oldalán is.
Az intézmény oldaláról van az intézmény képviselője, akinek nem kell az intézmény vezetőjének lennie.
Az állam oldaláról vannak az ellenőrök.
Saját tapasztalat, hogy előfordult már nem egyszer, nem kétszer, hogy az eredményt nem a tények, hanem az határozták meg, éppen ki volt ott az ellenőrzésen.

Ki legyen ott az ellenőrzésen az intézmény részéről? Fogós kérdés. Hogyan tudod ezt meghatározni, anélkül, hogy "ki-húzza-a-rövidebbet" játszanátok a többiekkel a cégben? Egyáltalán, van jó megoldás és van jó módszer a megfelelő ember kiválasztására, aki képviseli majd az intézményt az ellenőrzésen? Hogyan viselkednek képzők az ellenőrzésen?
Erről szól a mai írás.

Hogyan alakult ki a felnőttképzésben egy kettős rendszer, egy majdnem állami és egy félig piaci az elmúlt egy évtizedben?
Messzire vezetnek a szálak, azonban, ami tény, hogy 2019-re a felnőttképzési engedély rendszere egy túlszabályozott, dogmatikus rendszer.

Lássunk egy tényt a sok közül. Például a nem OKJ-s szakmai képzések kérdését.

A piac által megalkotott, a cégek által kifejlesztett, piaci igényeknek megfelelő, használható szakmai képzést közel két év alatt összesen 71, azaz hetvenegy darabot fogadott el a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara Program Bizottsága.

Hetvenegyet.
Az egész országban.
Megdöbbentően alacsony szám. Ezek azok a szakmai képzések, amelyeket a cégek, a képző cégek és/vagy az adott szakmában dolgozó cégek fejlesztenek ki. Látják, hogy azon a területen vagy nincs OKJ, vagy annyira idejét múlta és nem a piaci igényekre válaszol, hogy valódi, jó képzéseket akarnak.

Ilyen, a piac által megálmodott szakmai képzést összesen 71 darabot engedtek át két év alatt.

Döbbenetes, megrendítő, drámai.

(Forrás: Magyar Kereskedelmi és Iparkamara honlapja, felnőttképzés, 2017. 07. 13., 151. sorszámú programkövetelmény: "Felhőalapú informatikai rendszer megbízhatósági munkatárs", 2019. 05. 23., 222. sorszámú programkövetelmény: "PLC rendszer üzemeltető")

Irtózatosan alacsony szám. Az egész országban. 71 darab szakmai programkövetelmény. Két év alatt.
Az havonta max. 3 db / Magyarország, azaz 0,157 engedélyeztethető szakmai képzés/hó/megye. Ennyire lenne képes az ország?

Kétlem. A magyarázat nem az alkotókészségben, vagy a fejlesztési hajlandóságban keresendő, hanem inkább a szabályozási keretekben. Amit a cégek a szakmai továbbképzéseken és képzéseken csinálnak, ami a valóság, az gyakorlatilag szinte alig engedélyeztethető úgy, ahogy a valóságban megtörténik, ha egyáltalán engedélyeztethető.

Miért fontos ez? Milyen hatással van az ellenőrzésekre?

Egy ilyen rendszerben, ahol a képzések döntő hányadánál ha egy cég azt szeretné engedélyeztetni, amit és ahogy valóban oktat, bármerre fordul, falakba ütközik, egy ilyen rendszerben nagyon egyszerű belefutni abba, hogy ami a papírokban van és ami a valóság, annak egyezősége kérdéses. 

Ez a gondolat és szemléletmód előjön az ellenőrzéseknél.
Sőt.
Igazából az ellenőrzéseken jön ki ennek a róka-fogta-csuka helyzetnek a fonákja. Tudják ezt az ellenőrök is.

Az ellenőrzés ebből következően konfliktushelyzet. Ismerd önmagad! Ismerd az ellenfelet! Ismerd meg az ellenőrzés célját! Ezután összerakod a papírokat is. Céges papírok, képzési program, csoportlista, helyszín, csekklista, minden, ami szem-szájnak ingere.

Mielőtt azonban a felkészülés a legvégére érne, akkor érdemes megfontolni, ki legyen ott az intézmény részéről az ellenőrzésen.
Általában ellenjavallott az utolsó pillanatra hagyni ennek eldöntését.

Az ellenőrzés a megállapításokról szól. Azonban nem mindegy, hogy ki, hogyan és mikor mondja ezeket a megállapításokat. Ki, hogyan kommunikál az ellenőrökkel.

Számos kérdés van, amit ilyenkor nem árt eldönteni. Egy, vagy két ember legyen az intézmény részéről? Vezető, vagy olyan munkatárs, aki ért a papírokhoz?

Mielőtt erre rátérnénk, nézzük meg, milyen képző-típusok vannak, attól függően, hogyan viselik az ellenőrzést.
Ha még nem volt ellenőrzésed, akkor, saját tapasztalat, nem tudhatod előre, ez a szitu mit fog kihozni belőled, mert egy hatósági ellenőrzés semmi máshoz nem hasonlítható.

Mit hoz ki a képzőkből az ellenőrzés?

1. A kis készséges.
Sertepertél. Ügyködik. Készségesen, kedvesen, az ellenőrök minden kérdésére azonnal válaszol, többet mint amit kérdeztek. Folyton fel-s alá ugrál a dokumentációkkal. Kétségbeesik, ha valami nem stimmel. Az átlag ellenőrt egy idő után kissé zavarja. A csúcsragadozók szét szokták tépni. A "zúzók" a kedvükre ugráltatják, a "hasítók" rádobnak egy atombombát, onnantól fogva tördeli a kezét. Talán csak az 50 feletti, női, megmondó-ember jellegű ellenőrök nem babrálnak ki vele.

2. Az ellenséges.
Azonnal támad, az ellenőrök részéről a legkisebb nem-megfelelőség felemlegetése esetén is.
Jogszabály magyarázatokat követel és felháborítónak tartja az egész eljárást, bármi is történik.
A jegyzőkönyvet aprólékosan átolvassa. Semmi sem kerüli el a figyelmét. A csúcsragadozók elemükben vannak ilyenkor. A "zúzók" egy idő után visszahúzódnak, a "hasítók" megdöbbennek, hogy valaki hatástalanítani próbálja az atombombájukat.

3. A joviális.
Mindenhol mindenkit ismer. Megjelennek az ellenőrök, azonnal rákezd a "Pistával a minisztériumban" c. örökzöld anekdotára, hogy mutassa, nem akárki. Náluk minden rendben van, a munkatársai képben vannak. Ő kevésbé, hiszen szerinte nem ez a dolga, általában fogalma nincsen, mi történik. A csúcsragadozók először eljátszadoznak vele, utána biztosítják róla, hogy elég, ha csak a munkatársak lesznek ott. A munkatársakat tépik majd szét. A "zúzókat" untatja, a "hasítóknál" ellenben felpiszkálja az irigység szunnyadó szörnyét.

4. Az üzletember/szakember.
A konkrét megfogalmazások híve. Felkészült, tudja, miről szól az ellenőrzés, hozzáértő munkatársakat választott ehhez. Ha bármi van, szóljanak neki, megkeresi a megoldást. Nem kenyere a szívélyes fecsegés, pontos, azonnal a lényegre térő megfogalmazásokat kedveli. A csúcsragadozók emberükre találnak benne, a "zúzók" nem tudják kikészíteni, a "hasítók" teátrális alakítása hidegen hagyja.

5. A sármőr.
Nem érti az eljárást, neki a jogszabályok kínaiul vannak, ő csak dolgozni és pénzt csinálni szeretne. Angyali szemekkel néz az ellenőrökre és biztosítja őket, hogy ő mindent meg akar érteni. Mindent előkészített, a legjobb tudásának megfelelően, de biztos nem lesz jó és most azért van itt, hogy tanuljon. A csúcsragadozók sem tudnak vele egy idő után mit kezdeni. Nem izgalmas egy ennyire harmatos áldozatot szétrángatni. A "zúzók" elemükben lesznek, végre valaki meghallgatja őket, ezért akár elnézik a kisebb hibákat. Ugyanígy tesznek majd a "hasítók", mert tökéletes nézőjük lesz, aki olykor egy "jajjj, ez mennyire okos!", meg egy "én erre sosem gondoltam volna!" felkiáltással fogja legyezgetni a hiúságukat.


Honnan tudod előre, hogy melyik leszel, hogyan fogsz viselkedni az ellenőrzésen? 
Kb. sehonnan. A fentiek típusok, függetlenül a foglalkozástól.


Jó, ha ketten vagytok az ellenőrzésen az intézmény képviseletében.
Egyfelől, több szem többet lát, több fül többet hall. Másfelől meg, sosem lehet tudni, hogy mikor jön valami fogós kérdés.

(Lábjegyzet: Harmadfelől, ezt egy régi rendszeren edződött ügyfelemtől tanultam, azért van olyan módszer, amely működik még tapasztalt ellenőrökkel is. FONTOS! Mint mindent, ami ellenőrzéssel kapcsolatos, ezt is kesztyűs kézzel közelítsd meg. Lehet, nem mindenkinél, nem minden helyzetben működik és ha nem jól csinálják, nagyon könnyen a visszájára fordulhat. Szóval, nincs rá garancia, mint az ellenőrzésnél szinte semmire sem. Viszont, sztorinak jó és ha működik a módszer, akkor lerövidítheti az ellenőrzés idejét.

Ehhez egy viszonylag nagyobb cégre van szükség, több irodával. A módszer lényege, hogy legalább ketten vannak az intézmény részéről az ellenőrzésen. Bármit kérnek az ellenőrök, dokumentumot (általában a kezdés után fél-egy órával érdemes megkezdeni a módszer használatát), az egyik készségesen felpattan és elrohan, hogy megszerezze a dokumentumot.

Kb. negyedórával később ér vissza, hiszen az épület másik felébe kellett mennie és közben sokan feltartották, de íme, itt van a kért papír. Addigra az ellenőrök már a) vagy elfelejtették, hogy ezt kérték és most zavarban vannak, hogy az intézmény mégis produkálta a kért papírt vagy b) éppen akkor teljesen máshol jártak és kizökkennek.
Tovább folytatódik az ellenőrzés. Kisvártatva megint kérnek valami papírt, az egyik munkatárs készségesen felpattan és elrohan, a többit lásd fent. Ezt négyszer-ötször megismételve, még a "zúzósok" is átgondolják, kérjenek-e be plusz dokumentációkat az előkészítetteken kívül.)

Kettőnél többen a képző intézmény részéről a teremben, vagy irodában, ahol van az ellenőrzés, ha lehetséges, nem érdemes lenni. Talán csak akkor, ha az ellenőrök is hárman vannak, de ekkor is kétesélyes.
Több száz eljárás tapasztalata mondatja, minél több ember van jelen, annál több lehet a sok beszéd, aminek sok az alja.

Az ellenőrök is különbözőek, az intézményvezetők is. Azonban talán a legcélravezetőbb módszer továbbra is az, ha, amikor kérdeznek, arra válaszolsz, amit kérdeznek. Nem szükséges többet mondani.
Valamiért az ellenőrzés kihozza a legtöbb emberből az őszintét.
Pedig csak pár óráról van szó, azonban a legtöbb ember nem szokott hozzá az ellenőrzések és jogi eljárások szelleméhez. Társalgásnak veszik az ellenőrzést. Nos, az ellenőrzés minden, csak nem társalgás.

Mit lehet tenni annak érdekében, hogy röviden, tömören fogalmazz egy ellenőrzésen?

A két alaptételt, még a kérdések kereszttüzében is, érdemes fejben tartani: 

1. Az ellenőr nem barát.
Neki az a feladata, hogy hibát találjon. Akár ott is, ahol nincs, vagy csak apróság, amit az ellenőr be tud állítani valami súlyos bakinak.

2. A bírság matek.
A pozitív dolgok nem számítanak, azok 0 pont. Ha nagyon pozitív, és valamiben nagyon sokat teszel le az asztalra, sokkal többet, mint bárki más, az is 0 pont. Csak a hibák számítanak, a mínusz pont.

(Lábjegyzet: A fenti rendszerrel (is) kialakítja az állami döntéshozó, hogy az engedélyezett képzéseken a képzők ne akarjanak kiválóak, valóban kiválóak lenni. Ha többet tesz le egy képző az asztalra egy területen, mint bárki más, akkor ugyanúgy 0 pontot kap rá, mint azok, akik azon a területen éppen hogy csak elérik a szabályok által előírt szintet.

Tehát, a képzők, mivel emberek, rájönnek nagyon hamar, hogy nem érdemes, egészen pontosan, az ellenőrzésnél és az engedélynél semmilyen előnyt nem biztosít, ha a szabályok által előírtnál többet tesznek le az asztalra. Magyarul, mindenki az átlaghoz fog hasonulni, mert az átlagból kilógót, a kiválót nem jutalmazza a rendszer, ellenben, ha akár csak egy kis hiba is van, azt bünteti.
Nem éri meg, nem hatékony ilyen szabályozási keretek között kiválónak lenni.)

Ennek a két tételnek a fejben tartásával egy egészen jó kommunikációt lehet az ellenőrzésen véghez vinni.

Mindent egybevetve, kit válasszon az intézmény az ellenőrzésre?

Az ellenőrök szeretik, ha az intézmény vezetője legalább az ellenőrzés első pár percében ott van.
Megadja a tiszteletet az eseménynek.
Utána, ha nem érti pontosan, miről is szól az ellenőrzés, vagy nem tudja, mi van a papírokban, jobb, ha nincs ott. Legyen az ott lévő munkatársaknak meghatalmazása tőle, hogy alá tudják írni a jegyzőkönyvet.

Olyan munkatársat érdemes kiválasztani, aki nem csak az eljáráshoz ért és a felnőttképzéshez, hanem kicsit az emberekhez is és ezt a tudását stresszhelyzetben is tudja hasznosítani.
Az ellenőrzésen, hogy ki van ott, sok mindent befolyásolhat.
A papírok, a felkészülés csak egy része az ellenőrzés-munkának. Ha ezt megérted, akkor máris előrébb vagy és előnyt szereztél magadnak. 

Nézzük tovább, a minőségpolitikát.